Làm gì khi bạn có quá nhiều việc?

Điều quan trọng nhất nên làm , theo Peter Drucker, quản trị Guru không phải là làm nhiều việc và cố gắng để biến nó thành những việc đúng đắn, thay vào đó chúng ta nên biết xác định và lựa chọn những điều đúng đắn ngay từ đầu và thực hiên nó. Sau khi bạn đã nhận thức được những điều đúng nên làm, bạn cần phải hoàn thành nó (@Thanh-người cung cấp phương pháp làm việc)

Lấy một ví dụ, chúng ta có những tư vấn viên mới gia nhập công ty và họ làm việc không ngừng nghỉ. Họ sử dụng quy trình công việc đúng như: khi có những KH tiềm năng hỏi về báo giá =>họ tiến hành làm việc với excel, hỏi những thông tin khách hàng cần => họ khai thác các tài liệu quảng cáo và viết email, khách hàng gọi để tìm hiểu về sản phẩm => chỉ mất khoảng 20 phút vv...Sau đó họ kết thúc bằng việc kí kết với 1/5 số khách hàng tiềm năng. Vì vậy họ đã làm theo đúng như "Tài liệu quản trị kinh doanh" đã hướng dẫn họ những điều nên làm: Suy ra họ đã làm những việc đúng.

LÀM NHỮNG VIỆC ĐÚNG là cái mà mọi người gọi là LÀM VIỆC THÔNG MINH. Và dưới đây là 3 lời khuyên từ những kinh nghiệm khiêm tốn của tôi (không phải do tôi nghĩ ra) để làm những việc đúng.

#1 HỌC HỎI TỪ NHỮNG THẤT BẠI, khi bạn sẽ biết cái gì sẽ thành công và cái gì sẽ không có kết quả, CHỈ CẦN KHÔNG LÀM THEO NHỮNG VIỆC KHÔNG CÓ KẾT QUẢ.Lấy ví dụ trong việc kinh doanh của chúng tôi, theo các số liệu thống kê cho thấy rằng chỉ có những người thu nhập ổn định thường xuyên mua bảo hiểm.Tối không làm bất cứ việc gì cho những khách hàng mà không có thu nhập ổn định. Tội học dược những điều này từ Warren Buffett.

#2 ĐƯA RA NHỮNG CÂU HỎI ĐÚNG và sử dụng phương thức giao tiếp chuẩn xác.  Một khách hàng gần đây đã email cho chúng tôi, anh ấy đã tìm hiểu để mua bảo hiểm cho chiếc ôtô của mình và được báo giá 900$/năm.Những tư vấn viên của chúng tôi đã làm việc cẩn thận và tập trung cả ngày để so sánh 5 loại bảo hiểm khác nhau cùng với những giải thích chi tiết từ mức giá 700$ đến 2000$ cho một mức bổi thường tốt nhất. Gửi báo giá và không nhận được một chút phản hồi nào.Gửi email cũng không có hồi âm... 6 giờ = 360 phút dài. Nếu là tôi, tôi chỉ cần nhấc điện thoại lên gọi trực tiếp cho khách hàng đó và đưa ra 2 câu hỏi: " Anh đang tìm một mức  bảo hiểm rẻ hơn 900$ phải không?" và "Điều gì là quan trọng nhất cho mức bồi thường mà anh kỳ vọng? Giá trị của chiếc xe, không hành khách,trách nhiệm bên thứ 3...? " Sau đó Tôi sẽ có thể nói với anh ấy ngay trên điện thoại:"chúng tôi có một sản phẩm của Công ty bảo hiểm Bảo Việt với mức giá là 400$ và một sản phẩm khác của AIG với mức giá 700$, sản phẩm nào anh thấy phù hợp? Tôi có thể gửi cho anh một bản đề nghị." Nếu khách hàng không thích thú chúng tôi có thể dừng lại, nếu anh ấy cảm thấy hứng thú, tôi chỉ mất 10 phút email kèm theo hợp đồng. Tổng cộng mất khoảng 30 phút tối đa.

#3 HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC: đây là tên của một cuốn sách (David Allen), về việc làm thế nào để thu xếp công việc và các dự án trong kế hoạch của bạn trở thành hiện thực. Nhưng tại bàn làm việc, đây là cái mà tôi thực hiện (dựa trên cuộc phỏng vấn về bí mật thành công của Bill Gates trong công việc). Tôi sử dụng 3 màn hình máy tính:

1, Bên trái: dành cho việc giao tiếp và tư vấn, một máy tính xách tay màn hình cảm ứng> nơi có cửa sổ pop-up, trò chuyện và cập nhật thông tin đang diễn ra chủ yếu giúp cho công việc của tôi.

2-MÀN HÌNH CHÍNH - MÁY TÍNH DÀNH CHO CÔNG VIỆC  một màn hình lớn, với chỉ duy nhất 1 nhiệm vụ mọi việc lien quan đến email/ nội dung và tất cả mọi thứ liên quan đến những chương trình mở (phần mềm văn phòng được mở chỉ cho một nhiệm vụ duy nhất). Máy tính trung tâm không có kết nối Internet, không bị gián đoạn.

3-MÀN HÌNH NGHIÊN CỨU, tôi tìm kiếm, lướt web, tải về, yêu cầu và nhận tất cả các tài liệu cần thiết cho việc phát triển của các dự án của tôi. Tất cả được tập hợp và đồng bộ trong MỘT -  GHI CHÚ (hoặc bạn có thể sử dụng Basecamp hoặc Trello) phần mềm điện toán đám mây miễn phí.

Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp ích cho bạn.