Có nên outsource bộ phận PR !

Chào anh Châu và các anh chị,

Em hiện đang làm việc cho một agency chuyên về PR. Trước câu hỏi của anh Châu, em xin có một vài đóng góp.

Em chỉ xin nói về mảng PR đối ngoại. Tại nơi em làm việc, các hoạt động PR được chia làm 2 dạng, một là cho brand, hai là cho corporate. Trong quá trình thực tế sau khi thực hiện PR cho cả brand và cho corporate (đó là do công ty em đang làm retainer cho vài tập đoàn), em rút ra nhận xét sau: nếu anh Châu muốn thực hiện chiến lược PR cho một brand thì tốt nhất anh nên outsource cho các agency. Còn với mục đích duy trì và củng cố hình ảnh của đơn vị mình với công chúng thì công ty cần có một bộ phận chuyên trách về PR để thực hiện, agency không thể đảm đương vai trò này tốt hơn “người trong nhà”.
Em xin phân tích như sau:

1. Brand dành cho agency: Khi công ty tung ra sản phẩm mới cần đuợc công chúng biết đến (hay như trường hợp của anh Châu là khai trương trung tâm thương mại), agency sẽ là nơi cung cấp cho khách hàng ý tưởng, cách thức thực hiện và họ có một nguồn nhân lực dồi dào để thực hiện các công việc này. Vì là người ngoài, nên ý tưởng agency cung cấp chắc chắn sẽ mới hơn, hấp dẫn hơn so với những người đã công tác lâu năm trong doanh nghiệp. Tất nhiên, về phía doanh nghiệp, mình cũng cần có người đứng ra quản lý agency để đảm bảo ý tưởng và phương thức thực hiện của agency đề ra đúng với tầm nhìn, sứ mệnh, văn hóa… của doanh nghiệp và đặc biệt là thông điệp chính mà doanh nghiệp muốn chuyển tải đến công chúng.

2. Corporate dành cho bộ phận PR của doanh nghiệp: Theo em thấy mỗi doanh nghiệp cần có bộ phận PR. Đây là đội ngũ không chỉ có chuyên môn mà đặc biệt phải có insight về báo chí. Đây là điều đặc biệt quan trọng. Chính đội ngũ này sẽ là nơi đại diện doanh nghiệp phát ngôn trước báo chí và cung cấp cho báo chí những thông tin họ cần và có lợi cho doanh nghiệp mình. Nếu làm được điều này thì hoạt động PR cho corporate rất hiệu quả mà lại cực kỳ tiết kiệm chi phí và bản thân agency không thể thay doanh nghiệp làm việc này. Đó là do mối quan hệ giữa báo chí với agency khác với doanh nghiệp. Ở khía cạnh nào đó, báo chí vẫn thích duy trì mối quan hệ với doanh nghiệp hơn agency bởi doanh nghiệp là một nguồn tin cần thiết cho họ trong khi agency lại không có. Cũng từ đây, khi giải quyết khủng hoảng, doanh nghiệp sẽ tự làm tốt hơn vì mình đã tự thiết lập một mạng lưới quan hệ với báo chí. Hơn nữa, thực tế làm việc cho thấy người làm PR luôn phải cân bằng hai vấn đề: điều mà doanh nghiệp muốn nói và điều và báo chí muốn nghe. Hai vấn đề rất hiếm khi là một nên việc đưa tin cho báo chí rất khó khăn. Và chỉ có bộ phận PR của doanh nghiệp họ mới hiểu được đâu là những thông tin có lợi cho doanh nghiệp mình mà báo chí đang cần theo từng thời điểm.

Vì vậy, đúng như các anh chị đã thảo luận, chúng ta cần phối hợp cả hai hình thức: có một bộ phận chuyên trách về PR và outsource cho agency.

Một vài đóng góp từ kinh nghiệm thực tế của em. Rất mong sẽ giúp được anh Châu phần nào giải quyết được vấn đề.

Có 2 luồng PR chính: đối nội và đối ngoại.

Đối nội gồm 2 mảng chính: Trực tiếp thực hiện các hoạt động PR nội bộ (hội nghị/hội thảo/sự kiện ở qui mô nhỏ, tiệc tùng, văn hóa thể thao, teambuilding, etc) và Giao tế liên bộ phận (thẩm định, giám sát, báo cáo, truyền đạt, hướng dẫn, thanh quyết toán, etc). Cái này rõ ràng là ít khi thuê ngoài.

Đối ngoại thì dễ hiểu rồi. Vấn đề là quy trình có bao nhiêu khâu, mỗi khâu có bao nhiêu phần việc, từ đó mà căn cứ vào năng lực để quyết định outsource toàn bộ quy trình hay là một vài khâu nào đó. Ví dụ: Hoạch định chiến lược ---> Giải pháp và Sáng tạo ----> Thực hiện Giải pháp ----> Giám sát thực hiện ---> Đánh giá và báo cáo kết quả.

Lưu ý: Đừng nhầm lẫn giữa các khái niệm PR với Marketing, Truyền thông, hay Quảng cáo nhé :D

Dear anh Châu,

Mình là một người làm PR chuyên nhgiệp, nhưng khi mình quản lí bộ phận PR của doanh nghiệp nào thì mình đều thỉnh thỏang có thuê Agency bên ngoài viết bài theo định hướng của mình thêm. Điều này nhằm tránh tình trạng bị bão hòa thông tin và truyền thông theo lối mòn. Trong truyền thông hay trong bất cứ hoạt động nào thì nhân tố khác biệt, mới lạ cũng hết sức quan trọng.

Tuy nhiên, những cá nhân chịu trách nhiệm triển khai các hoạt động truyền thông cũng phải tham gia kiểm soát thông tin nếu có thuê ngoài. Để thuyết phục BGĐ thì bạn cần có những kế hoạch định hướng truyền thông, lập lụân về nhân sự, ...

Nếu có thể thì alo mình sẽ tư vấn nhiều hơn. Hihi!

Hi Châu !
Câu hỏi và băn khoăn của bạn khá thú vị, và Quang tin nó cũng là băn khoăn của không ít doanh nghiệp đâu.
Là người làm việc lâu năm trong lĩnh vực marketing, PR cả ở góc độ phụ trách trong doanh nghiệp lẫn vị trí tư vấn cho khách hàng, Quang cho rằng có 2 điểm bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên lưu tâm đối với hoạt động PR :
1. Định hướng đúng cho hoạt động pr marketing là trách nhiệm của nội bộ doanh nghiệp. Cái này phụ thuộc gần như 100% vào ý chí của người chủ doanh nghiệp - hoặc CEO. Là người phụ trách hoạt động này cho doanh nghiệp, bạn cần linh hoạt và đôi khi phải cương quyết khi tham vấn và đề xuất cho CEO bởi về chuyên môn, bạn giỏi hơn họ. Nhưng để tham vấn đúng và trúng, bạn cần lắng nghe và hiểu thực sự sâu sắc định hướng của lãnh đạo về KHÁCH HÀNG mà doanh nghiệp hướng tới. Bởi thực chất chúng ta làm pr marketing rốt cuộc để hướng tới khách hàng, cung cấp thêm giá trị gia tăng cho khách hàng mà. Hiểu mục tiêu và mục đích của doanh nghiệp mình, bộ phận pr marketing sẽ là cầu nối để các nhà cung cấp, các partner triển khai kế hoạch cho bạn hiệu quả. Thực tế cho thấy bp PR marketing trong doanh nghiệp không cần nhiều về số lượng nhân sự - trừ những doanh nghiệp lớn, sản xuất cung cấp nhiều nhãn hàng khác nhau thì cần từng đầu mối cho mỗi nhãn hàng. Người đứng đầu bp vẫn phải có và đòi hỏi khả năng "bao sân" sâu rộng.
2. Ý tưởng luôn là "nguyên liệu" quan trọng hàng đầu cho hoạt động pr marketing, nhưng cách làm còn quan trọng hơn. Quan trọng ở chỗ phải tôn trọng và tuân thủ ý tưởng một cách thực sự, nghĩa là nếu đã outsource thì chúng ta cần tôn trọng partner, song hành và hỗ trợ họ tối đa song không có nghĩa can thiệp và ra quyết định thay họ một cách thái quá. Đây là điểm mà nói dễ làm khó, kể cả chủ doanh nghiệp. Vì thế sau mỗi chiến dịch thuường thì các partner hay than phiền với nhau là nếu khách hàng đừng can thiệp nhiều thì có lẽ chiến dịch còn hay ho hơn nữa !!!??? Thực tế này đúng.
Mọi người hay nói đến ngân sách, cho phí của doanh nghiệp.... Nhưng Quang cho rằng nó không đáng để lo lắng. Các partner đủ sức và kinh nghiệm để biết liệu cơm gắp mắm, mà vẫn đem lại hiệu quả tương ứng. Do đó, chi phí dồi dào mà không có ý tưởng hay, không có chiến lược bài bản thì hoạt động pr marketing cũng sẽ dễ rơi vào tình cảnh chắp vá, thiếu đồng bộ và lủng củng.
Vài ý kiến chia sẻ cùng Châu và các anh chị, hy vọng chúng ta có thêm cách nhìn phù hợp cho doanh nghiệp của mình trong lĩnh vực này.
Cuối cùng, tư vấn cho Châu 1 vấn đề mang tính cụ thể cho PICO nè : kết nối các thương hiệu mà bên bạn đang cung cấp để tạo nên NGÔI NHÀ CHUNG trong mỗi trung tâm PICO giống như mô hình căn hộ mẫu của các chủ đầu tư BĐS ý. Sắp đặt mang tính định hướng sẽ cho bạn hiệu quả bất ngờ...

.chào anh Châu,

.nếu xét về góc độ kinh tế về hai lợi thế cạnh tranh của GS. Michael Porter thì:

- nếu mình có thể tạo ra dịch vụ/sản phẩm nhiều hơn với nguồn tài nguyên/vốn tương tự với đối thủ cạnh tranh thì, và;

- nếu mình có thể tạo ra cùng sản lượng sản phẩm/dịch vụ với chi phí thấp hơn thì;

.cty mình sẽ có lợi thế trong khâu sản xuất/dịch vụ đó

.nhưng một cty không thể nào mà chuyên hết tất cả bộ phận nên chắc chắn sẽ phải outsource một vài thứ .ví dụ: một cty chuyên tổ chức sự kiện PR sẽ có chi phí tổ chức thấp hơn so với một cty cùng ngành, nhưng cung cấp toàn bộ giải pháp marketing như: tv, báo chí, pr, online, v.v...

.cho mình hỏi Pico Saigon hoạt động trong lĩnh vực nào để ace Anphabers có thể dễ dàng đóng góp ý kiến hơn

.cám ơn