36 Tips nâng cao hiệu quả tuyển dụng cho HR - Phần 2

Tiếp tục cho phần một, trong phần 2, Anphabe sẽ chia sẻ cho nhà tuyển dụng thêm 11 mẹo nâng cao hiệu quả tuyển dụng cho HR. Gói gọn trong 3 giai đoạn chính gồm:

• Giai đoạn 4 - Liên hệ ứng viên
• Giai đoạn 5 - Sàng lọc ứng viên
• Giai đoạn 6 - Tham gia phỏng vấn

Bắt đầu với giai đoạn 4.

Giai đoạn 4 - Liên hệ ứng viên

Giai đoạn liên hệ có thể gọi là giai đoạn “chào bán” của nhà tuyển dụng. Đây có thể xem là giai đoạn “đầu phễu” tuyển dụng, nếu bạn có chiến lược tốt, phù hợp với từng ứng viên thì khả năng được phản hồi của bạn sẽ cao tương ứng.

Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng có đủ thời gian để chuẩn bị những tin nhắn khác nhau, phục vụ cho mỗi ứng viên khác nhau. Do đó, dưới đây sẽ là 5 mẹo giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn khi liên hệ các ứng viên mà bạn cho là tiềm năng.

Hình: 36 Tips nâng cao hiệu quả tuyển dụng cho HR - 2

14. Tin nhắn đầu gửi đi nên ngắn gọn, đầy đủ thông tin

Không chỉ người dùng mạng xã hội mà cả ứng viên khi đọc những thông tin tuyển dụng, những tin nhắn trao đổi cũng sẽ ưu thích những nội dung ngắn gọn, đầy đủ thông tin và đi sâu vào vấn đề.

Việc chuẩn bị những mẫu tin nhắn chào hỏi, trao đổi ngắn gọn giúp bạn tiết kiệm được thời gian, ứng viên dễ dàng tiếp nhận thông tin hơn, từ đó gia tăng tỷ lệ phản hồi - nhất là nhóm ứng viên bị động

Theo nghiên cứu từ LinkedIn, những tin nhắn dưới 100 từ có tỷ lệ phản hồi cao hơn cả.

Hãy tạo một thông điệp rõ ràng, súc tích. Cho ứng viên thấy được thiện chí của bạn và kích thích sự tò mò ở họ.

15. Cá nhân hóa nội dung với template

Cá nhân hóa nội dung tin nhắn là một trong những tiêu chí giúp tăng tỷ lệ phản hồi Inmail mà Anphabe có chia sẻ trong bài viết Tuyển tập "Best Practices" trong việc gửi InMail.

Nhưng nếu bạn không có quá nhiều thời gian để cá nhân hóa nội dung tin nhắn cho từng ứng viên, bạn cần một Template có thể “cá nhân hóa” được nội dung.

May mắn là, LinkedIn đã chuẩn bị sẵn cho bạn một kho template để bạn có thể tham khảo và sử dụng ngay khi cần thiết. Bạn có thể xem thêm tại đây.

Hình: Cá nhân hóa nội dung nhanh với template

16. Tự động kiểm tra lỗi chính tả

Dù muốn hay không muốn, sự chỉnh chu trong câu chữ là một trong những yếu tố để ứng viên đánh giá mức độ chuyên nghiệp của bạn. Ứng viên sẽ nghĩ gì khi bạn gửi một tin nhắn hẹn phỏng vấn nhưng bị mắc lỗi chính tả? Đặc biệt khi bạn ghi sai tên ứng viên, vị trí ứng tuyển hay các từ ngữ chuyên ngành.

Với vấn đề này, bạn có thể sử dụng Grammarly - một tiện ích được cài đặt trực tiếp trên trình duyện web của bạn, giúp phát hiện những lỗi sai không đáng có. Tiện ích này còn giúp bạn đề xuất các từ ngữ thay thế, chỉnh sửa câu chữ sao cho trông thật tự nhiên và chuyên nghiệp.

17. Quản lý lịch phỏng vấn hiệu quả với công cụ Scheduler của InMail

Khi đã có phản hồi tích cực từ ứng viên, bước tiếp theo bạn cần làm là sắp xếp thời gian phỏng vấn để thảo luận chi tiết hơn về vị trí tuyển dụng.

Đương nhiên thì bạn cần phải gửi email xác nhận lại việc này nhưng trong những giai đoạn tuyển dụng gấp, số lượng lớn. Bạn sẽ khó có thể nhớ hết và quản lý các lịch phỏng vấn.

Do đó, bạn cần một công cụ để loại bỏ những thao tác không cần thiết và sắp xếp lịch một cách hợp lý hơn. Office 365 hoặc Google Calendar, LinkedIn Scheduler là giải pháp tối ưu dành cho bạn.

Hình: Quản lý lịch phỏng vấn hiệu quả với công cụ Scheduler của InMail

Ứng viên lúc này chỉ cần click vào đường link trong InMail của họ và chọn khung thời gian phù hợp thôi. Sau đó, giờ hẹn sẽ tự động hiển thị trên lịch của bạn.

Hình: LinkedIn Scheduler

18. Nhờ “Sếp tương lai” liên hệ ứng viên cấp cao

Dù ứng viên có đang “open to work” hay bạn có soạn nội dung Inmail hay đến đâu, thì cũng rất khó để bạn có thể tiếp cận đến các ứng viên ở những vị trí cấp cao nếu không có mối quan hệ đủ tốt.

Khác với những ứng viên mới ra trường, các nhân sự cấp cao cực kỳ thận trọng trước những mối quan hệ mới. Họcần biết bạn là “Ai” trước khi quyết định có phản hồi bạn hay không.

Do đó, nếu bạn không thực sự chắc chắn “thương hiệu cá nhân” của bạn được nhiều người biết đến, thì nhờ sếp của vị trí đang tuyển dụng liên hệ thay cho bạn vì có thể giúp tăng tỷ lệ phản hồi của ứng viên lên đến 56%.

Giai đoạn 5 - Sàng lọc ứng viên

Đến đây thì bạn đã có được tập ứng viên đầy hứa hẹn rồi. Việc cần làm bây giờ là tiến hành đánh giá năng lực của họ và chọn ra những người có thể đi tiếp vòng sau.

Dưới đây là những cách để bạn có thể đẩy nhanh quá trình này và ra quyết định đúng đắn hơn.

Hình: 36 Tips nâng cao hiệu quả tuyển dụng cho HR - 3

19. Sử dụng form đánh giá cho buổi sàng lọc qua điện thoại

Trước khi liên hệ ứng viên, hãy dành thời gian để soạn một form đánh giá, thiết lập thang đo năng lực để có cái nhìn tổng quan về tập ứng viên của mình. Bạn sẽ nhanh chóng nhìn ra được ứng viên nào nổi bật, dẫn đến quyết định nhanh chóng và khách quan hơn.

Bạn có thể tham khảo form mẫu của LinkedIn tại đây.

20. Xây dựng bộ công cụ hỗ trợ đánh giá kỹ năng mềm

Kỹ năng mềm thường khó đánh giá và phụ thuộc nhiều vào cảm nhận chủ quan của nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, vấn đề này có thể giải quyết được bằng công nghệ.

Một số công cụ khá hữu ích trong trường hợp này như Koru, Pymetrics và dịch vụ của LinkedIn rất đáng để thử.

• Koru: yêu cầu ứng viên trả lời một loạt các câu hỏi trong vòng 20 phút. Sau đó, bạn sẽ nhận được báo cáo về các kỹ năng mềm cốt lõi của ứng viên.
• Pymetrics: bao gồm các trò chơi giúp đo lường ở ứng viên sự nhanh nhẹn, nhận thức và trí tuệ cảm xúc.

Những công cụ này sẽ giúp thúc đẩy nhanh quá trình sàng lọc và đề xuất nhóm ứng viên tiềm năng nhất.

21. Loại bỏ bài kiểm tra tính cách trong quy trình của bạn

-      “Bạn thường làm gì ngoài giờ làm việc?”

-      “Bạn đi ngủ lúc mấy giờ?”

-      “Nếu đang tập trung cao độ làm việc mà bị cắt ngang, bạn sẽ làm gì?”

Bên trên là một vài câu hỏi tính cách khá phổ biến trong quá trình tuyển dụng của nhiều tổ chức. Song vì mức độ phổ biến của nó mà cũng có không ít các bài viết hướng dẫn ứng viên trả lời các câu hỏi trên sao cho “được lòng” nhà tuyển dụng nhất.

Điều này dẫn đến tình trạng các câu trả lời có nhiều điểm tương đồng, gây khó khăn cho bạn trọng việc sàng lọc ứng viên.Cho nên, để tiết kiệm thời gian và chi phí, bạn nên giảm thiểu hoặc loại bỏ những bài kiểm tra tính cách này trong quy trình tuyển dụng của mình.

Giai đoạn 6 - Tham gia phỏng vấn

Phỏng vấn là một trong những khâu quan trọng nhất của quy trình tuyển dụng, cũng là khâu đòi hỏi nhiều thời gian và công sức.

• Làm sao để sắp xếp lịch phỏng vấn phù hợp với ứng viên? Với các thành viên khác trong team?
• Làm sao để gói gọn thời gian phỏng vấn trong thời gian định sẵn hay để lấy ngay feedback từ người phỏng vấn?

Hãy xem những tips dưới đây sẽ giúp bạn tăng khả năng sắp xếp lịch phỏng vấn như thế nào nhé.

Hình: 36 Tips nâng cao hiệu quả tuyển dụng cho HR - 4

22. Công bố quy trình ứng tuyển trên Career Site

Thống kê cho thấy, đến 65% ứng viên truy cập vào website công ty để tìm thông tin chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn. Quy trình phỏng vấn sẽ diễn ra mượt mà hơn nếu ứng viên nắm được mình cần phải làm gì, vào thời điểm nào. Ngoài ra, nội dung trên Career Site cũng nên kèm theo những thông tin như ứng viên cần mang theo những gì khi đến phỏng vấn (CV, portfolio, laptop,...), có cần check-in khi đến hay không?... để họ có sự chuẩn bị trước và buổi phỏng vấn sẽ diễn ra suông sẻ hơn.

23. Hạn chế số người tham gia phòng vấn

Có phải nhiều người phụ trách phỏng vấn (hoặc qua nhiều vòng) sẽ hiệu quả và khách quan hơn?

Các nhà tuyển dụng tại Google đã thử kiểm chứng điều này. Sau khi cho các ứng viên phỏng vấn đến vòng thứ 4, họ nhận ra là hiệu suất giảm dần và các vòng phỏng vấn bắt đầu cho kết quả tương tự nhau.

Hãy thử giảm số vòng phỏng vấn và số người phụ trách phỏng vấn, sau đó so sánh kết quả. Nếu bạn vẫn có thể dự đoán được năng lực của ứng viên với độ chính xác là như nhau thì nên áp dụng luôn hình thức này. Nó sẽ giúp bạn tốn ít thời gian vào việc lên lịch phỏng vấn hơn.

24. Nhận phản hồi từ người phụ trách ngay sau buổi phỏng vấn

Nếu đợi đến khi người phụ trách phỏng vấn xong hết các ứng viên thì khả năng rất cao là họ sẽ quên mất những điểm nổi bật hoặc dựa vào ý kiến của những người còn lại.

Do vậy, khi xếp lịch phỏng vấn cho từng ứng viên, hãy dành ra vài phút để lấy phản hồi, trong khi bạn vẫn đang có những trải nghiệm mới nhất về ứng viên vừa được phỏng vấn.

>>> Xem thêm: 36 Tips nâng cao hiệu quả tuyển dụng cho HR - Phần 3