7 cách đẩy nhanh quá trình tuyển dụng cho nhà tuyển dụng

Khi bạn đang tìm kiếm để tuyển vị trí đang trống, có khả năng bạn đang có một nhu cầu quan trọng cho vị trí đó. Có thể người này sẽ là chìa khóa để đạt được các mục tiêu kinh doanh hàng năm của bạn. Có lẽ họ sẽ khám phá ra một quy trình mới để giúp đội của bạn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn. Dù lý do mở vai trò là gì, bạn muốn có nhân viên mới này vào làm càng sớm càng tốt để họ có thể bắt đầu ngay lập tức. 

Nhưng quy trình tuyển dụng cũng cần đảm bảo bạn tìm được người phù hợp - người có khả năng giải quyết các trách nhiệm công việc, thể hiện văn hóa công ty của bạn và sẽ thúc đẩy tổ chức của bạn tiến lên trong sứ mệnh của công ty. Mặt khác, tuyển dụng sai người có thể làm tổn hại tinh thần của đội ngũ và ảnh hưởng xấu đến lợi nhuận của bạn vì các nhà tuyển dụng phải chi từ 7,500 đến 28,000 đô la cho các chi phí cứng để tìm và onboard mỗi nhân viên mới. 

Vậy, sự cân bằng giữa quy trình tuyển dụng nhanh chóng và quy trình tuyển dụng hiệu quả nằm ở đâu? Mặc dù quan trọng có thể là tuyển nhanh chóng, nhưng tốc độ sẽ chẳng có ích gì nếu tuyển dụng sai lầm, làm tốn kém cho công ty của bạn nhiều thời gian và tiền bạc hơn so với quy trình tuyển dụng thông thường. 

Bằng cách triển khai một vài chiến lược chính và các công cụ tuyển dụng vào nỗ lực tuyển dụng của bạn, bạn có thể tăng tốc độ quy trình tuyển dụng mà không bỏ lỡ ứng viên tốt cho công việc. 

Quá trình tuyển dụng mất bao lâu? 

 Theo một báo cáo từ The Josh Bersin Company, thời gian trung bình để tuyển dụng (số ngày từ khi công việc được liệt kê đến khi ứng viên chấp nhận lời mời) đã tăng lên 44 ngày. Tất nhiên, điều này có thể khác nhau tùy thuộc vào vai trò bạn đang tuyển dụng. Một vị trí executive-level sẽ có khả năng mất nhiều thời gian hơn để tuyển vào so với một vị trí entry-level. 

Các yếu tố bên ngoài khác cũng có thể ảnh hưởng đến thời gian của quy trình tuyển dụng. Các ứng viên có thể không tích cực tìm kiếm các vai trò mới trong dịp hè hoặc lễ Tết. Và tùy thuộc vào tình trạng của nền kinh tế, bạn có thể bị tràn ngập bởi các ứng viên để lựa chọn hoặc phải “trải thảm đỏ” để tạo ấn tượng tốt với những ứng viên ít ỏi. 

Trong khi 44 ngày là một cơ sở vững chắc, điều quan trọng là đặt ra các mục tiêu thời gian tuyển dụng thực tế dựa trên tất cả các yếu tố đã biết, bao gồm cả sự khẩn cấp của việc tuyển dụng cho vai trò cụ thể. 

Những bước nào trong quy trình tuyển dụng sẽ cần đẩy nhanh tốc độ? (Và thu hút các ứng viên chất lượng) 

Một quy trình tuyển dụng hiệu quả sử dụng nhiều chiến lược để thu hút các ứng viên chất lượng hàng đầu. Dưới đây, chúng tôi phác thảo một số bước trong quy trình tuyển dụng để triển khai khi bạn làm việc hướng tới một thời gian tuyển dụng nhanh hơn trong khi duy trì một danh sách ứng viên đủ điều kiện. 

1. Viết mô tả công việc thu hút tài năng hàng đầu 

Cách tốt nhất để thay đổi quy trình tuyển dụng của bạn là bắt đầu từ đầu: cách bạn nói về vị trí đang tuyển dụng. Cách viết mô tả công việc là một trong những điều đầu tiên mà bất kỳ chuyên gia nhân sự nào cũng học, nhưng nhiều khi mô tả công việc không được tận dụng tối đa như một công cụ thu hút ứng viên mạnh mẽ có thể có. 

Khi một vị trí cần lấp đầy, các nhà quản lý tuyển dụng thường quá căng thẳng về việc tìm kiếm ứng viên đến mức không đủ thời gian suy nghĩ về loại ứng viên mà họ thực sự muốn và cần. Vì lợi ích thời gian, họ có thể không dành đủ thời gian viết một mô tả công việc theo cách hiệu quả, và kết quả là hoặc là một lượng lớn ứng viên không đủ điều kiện hoặc một lượng ít ứng viên có thể đáp ứng những yêu cầu cụ thể. 

Dưới đây là ba chiến thuật để cân nhắc khi bạn tạo ra một mô tả công việc: 

• Liệt kê năm kỹ năng cốt lõi: Trong khi bạn cần rõ ràng về chuyên môn quan trọng cần thiết cho công việc, đừng quá chi tiết, hoặc bạn có thể khiến mọi người không nộp đơn vì họ cảm thấy mình không đủ điều kiện. Thực tế, đàn ông sẽ nộp đơn xin việc khi họ đáp ứng chỉ 60% yêu cầu, trong khi phụ nữ cần gần như 100% để cảm thấy đủ tự tin nộp đơn. 

• Cung cấp phân tích: Giải thích về những gì người này sẽ dành phần lớn thời gian của họ để làm việc gì, những phòng ban nào họ sẽ làm việc cùng, và ngày làm việc của họ sẽ trông như thế nào.  

• Thảo luận về các chỉ số thành công: Công việc tốt sẽ trông như thế nào? Những loại số liệu nào người này cần theo dõi? Họ sẽ báo cáo về điều gì? 

 Bằng cách tạo ra một mô tả công việc phản ánh chính xác vị trí cùng với các yêu cầu ưu tiên và quan trọng, bạn loại bỏ một lượng lớn thời gian mà bạn có thể phải dành để sàng lọc. Mặt khác, bỏ qua những yêu cầu không quan trọng có thể mở ra nhóm tài năng của bạn cho các ứng viên không truyền thống hoặc các ứng viên có thể phát triển trong vị trí này.

2. Loại bỏ các bước không cần thiết trong quy trình tuyển dụng của bạn 

 Việc loại bỏ các bước không cần thiết không chỉ giúp tăng tốc độ cho đội tuyển dụng của bạn mà còn giúp bạn ít mất ứng viên hơn trong quá trình này. Theo SHRM, 92% người tìm việc từ bỏ đơn xin việc trực tuyến vì độ dài và phức tạp của chúng. Con số 92% đó không tính đến các ứng viên có thể rời khỏi quá trình tuyển dụng vì giao tiếp chậm, quy trình phỏng vấn kéo dài hoặc phải nhảy qua quá nhiều bước. 

Khi đánh giá các bước trong quy trình tuyển dụng của bạn, hãy xem xét các câu hỏi sau: 

• Mỗi bước đạt được điều gì? 

• Bước nào mất nhiều thời gian nhất? 

• Bước nào dẫn đến tắc nghẽn trong quy trình tuyển dụng? 

• Ứng viên thường rời khỏi quy trình ở đâu? 

Bằng cách kiểm tra cẩn thận quy trình của bạn, bạn có thể xác định được những giai đoạn nào đang tiến lên và những giai đoạn nào đang cản trở bạn và các ứng viên tiềm năng. 

3. Sử dụng công cụ tuyển dụng 

Rút ngắn thời gian quy trình tuyển dụng của bạn và tăng hiệu quả bằng cách tự động hóa các quy trình công việc chính. Khi mọi thứ đều tự động, không ai phải chờ đợi để được thông báo về bước tiếp theo. Một hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) có thể giúp bạn thực hiện các nhiệm vụ đơn giản để bạn có thể tập trung vào những gì thực sự quan trọng trong quy trình tuyển dụng: con người. Một ATS có thể gánh vác công việc cho bạn bằng cách cung cấp: 

• Career Page được xây dựng sẵn và có thương hiệu 

• Đăng tuyển tự động lên các trang web việc làm 

• Tìm kiếm và lọc từ khóa ứng viên 

• Quy trình tự động để đội tuyển dụng của bạn biết phải làm gì và khi nào làm điều đó 

• Trung tâm cộng tác cho đội tuyển dụng 

• Mẫu email và thư mời tự động điền thông tin ứng viên và công việc 

4. Đặt mục tiêu thời gian tuyển dụng với đội tuyển dụng của bạn 

Khi bắt đầu quy trình tuyển dụng, hãy đặt một mục tiêu thời gian tuyển dụng lý tưởng với đội tuyển dụng của bạn, bao gồm cả quản lý tuyển dụng. Tạo ra các mốc thời gian và thiết lập các ngày hoàn thành để mọi người đều hiểu rõ về những gì cần phải làm - và khi nào. Hãy cân nhắc đặt mục tiêu thời gian cho các bước sau trong quy trình tuyển dụng: 

• Viết mô tả công việc 

• Đăng mô tả công việc 

• Lên lịch phỏng vấn 

• Hoàn thành phỏng vấn 

• Thảo luận với đội tuyển dụng 

• Thu hẹp danh sách ứng viên hàng đầu 

• Gửi thư mời

5.  Làm cho buổi phỏng vấn trở nên quan trọng   

Sau khi bạn đã sàng lọc các ứng viên của mình, bạn sẽ muốn thu hẹp danh sách ứng viên hơn nữa bằng cách phỏng vấn từng người một. Nhiều tổ chức mất ứng viên trong quá trình phỏng vấn này do các hoạt động trong lúc phỏng vấn không đúng. 

Hãy xem một vài lỗi phổ biến nhất trong quá trình phỏng vấn: 

Quá nhiều người tham gia: Có vẻ như quan trọng để có tất cả các trưởng phòng đưa ra ý kiến về mỗi ứng viên cho vị trí thiết kế đồ họa. Nhưng hãy nghĩ xem: liệu tất cả 10 người đó có thể đồng ý không? Bằng cách bao gồm quá nhiều người tham gia, bạn có thể tạo ra bế tắc. Cách tốt hơn để đạt được sự chấp thuận của nhóm là lấy ý kiến từ mọi người khi bạn đang xây dựng mô tả công việc, sau đó để một nhóm nhỏ làm người ra quyết định thực tế. 

Câu hỏi không hiệu quả: Có thể là một cách tốt để mở đầu cuộc trò chuyện bằng cách hỏi ứng viên về tinh thần, tính cách của họ là gì, nhưng nó sẽ không cho bạn nhiều thông tin về cách họ sẽ thực hiện công việc. Để làm cho mỗi cuộc phỏng vấn trở nên toàn diện và ý nghĩa nhất có thể, hãy sử dụng mô tả công việc cụ thể như một điểm tham chiếu để hỏi trong cuộc phỏng vấn. 

Không có cấu trúc: Khi Quản lý A nói rằng cô ấy thích ứng viên đầu tiên nhất, cô ấy có lý do chính đáng không? Phản hồi hiệu quả phải vượt ra ngoài cảm giác trực quan và cảm giác linh cảm. Và các cuộc phỏng vấn của bạn cần có cấu trúc nếu chúng sẽ đánh giá công bằng các ứng viên khác nhau và loại bỏ thiên vị vô thức. Hãy xem xét việc chuẩn bị một danh sách câu hỏi và bảng điểm cho mỗi quản lý tuyển dụng trước khi bắt đầu quá trình phỏng vấn. Mỗi quản lý tuyển dụng trong cuộc phỏng vấn sau đó có thể đánh giá từng ứng viên dựa trên các yếu tố như sự phù hợp văn hóa, kỹ năng và bất cứ điều gì khác là cần thiết. Bằng cách tuân theo các câu hỏi giống nhau và sử dụng hệ thống xếp hạng nhất quán, bạn có thể so sánh một cách công bằng cho các ứng viên. 

Follow-up không tốt: Chỉ phỏng vấn ứng viên, phát phiếu đánh giá cho các quản lý là chưa đủ. Để tối đa hóa thời gian của quy trình tuyển dụng, bạn phải theo dõi với các quản lý và ứng viên trong khi cuộc phỏng vấn vẫn còn tươi mới trong tâm trí họ. Hãy cho các quản lý tuyển dụng cơ hội để ghi chú và thảo luận từ các cuộc phỏng vấn và giữ cho các ứng viên được thông báo về các bước tiếp theo. (Nhắc nhở: một ATS có thể giúp bạn tự động hóa các quy trình công việc đó!) 

6. Giữ các kênh liên lạc mở  

Không có cách nào để đẩy ai đó ra đi nhanh hơn là khiến họ cảm thấy không được lắng nghe. 

Hãy lên kế hoạch cho việc liên lạc từ ngay lúc bắt đầu để họ biết: 

• Thời gian ứng tuyển sẽ mất bao lâu 

• Khi nào bạn đã nhận được đơn ứng tuyển của họ 

• Khi nào họ có thể mong đợi được phản hồi 

• Mỗi bước sẽ mất bao lâu

Sự minh bạch sẽ tạo ra một trải nghiệm ứng tuyển tốt hơn nhiều và khuyến khích ứng viên gắn bó với quy trình, ngay cả khi bạn không thể đi nhanh như các đối thủ cạnh tranh của mình. 

Cùng với việc liên lạc, cần có cảm giác về sự chú ý cá nhân - đặc biệt đối với những ứng viên tiến xa hơn trong quy trình. Phỏng vấn là căng thẳng, nhưng làm cho ứng viên cảm thấy được chào đón và thoải mái sẽ khiến họ thể hiện bản thân tốt hơn trong buổi phỏng vấn. Hãy nhớ rằng: tất cả chúng ta đều là con người! 

7. Duy trì và mở rộng nguồn ứng viên 

Hãy tưởng tượng một thế giới nơi bạn mở một danh sách công việc và đã có ứng viên hoàn hảo sẵn sàng. Nghe có vẻ như mơ, nhưng điều này có thể trở thành hiện thực khi bạn duy trì một nguồn ứng viên mạnh mẽ. Bao nhiêu lần bạn đã nói với một ứng viên rằng bạn sẽ giữ hồ sơ của họ nhưng lại không bao giờ xem lại? Bạn có thể đang sở hữu một kho tàng ứng viên đủ điều kiện trong hồ sơ của mình - những người sẽ vui lòng xem xét một cơ hội khác với bạn nếu họ đã có ấn tượng tốt về quy trình tuyển dụng trước đó. 

Ngoài việc cung cấp một trải nghiệm tuyển dụng xuất sắc để ứng viên muốn quay lại, bạn có thể mở rộng nguồn ứng viên của mình bằng cách bao gồm các ứng viên nội bộ, các ứng viên có tiền án đang tái hòa nhập vào lực lượng lao động, và các lao động không truyền thống khác. Hãy xem xét việc triển khai các chiến thuật tuyển dụng đa dạng để đảm bảo công ty của bạn chào đón và quan tâm đến những người có hoàn cảnh và nhu cầu khác nhau. Làm như vậy sẽ giảm rào cản khi ứng viên nộp đơn, điều này sẽ mở rộng nguồn ứng viên của bạn đến một loạt ứng viên mà bạn có thể đã bỏ lỡ. 

Đặt mình vào vị trí của ứng viên 

Khi nói đến việc cải thiện và tăng tốc quy trình tuyển dụng, cách tốt nhất là trải nghiệm nó trực tiếp. Nếu bạn cải tiến quy trình của mình, hãy để các quản lý tuyển dụng của bạn "ứng tuyển" và đi qua các bước mới cùng bạn. Nếu tất cả các bạn thấy một số bước nào đó gây khó hiểu hoặc mất nhiều thời gian, có khả năng là các ứng viên của bạn cũng cảm thấy như vậy. Xác định nơi bạn có thể loại bỏ các thủ tục phức tạp, tinh giản công việc và cải thiện giao tiếp. 

Bằng cách thực hiện những thay đổi như những điều được nêu ra ở trên, bạn sẽ tiết kiệm được đáng kể thời gian và tiền bạc cho tổ chức của mình trong khi thu hút những ứng viên xuất sắc nhất.