Các bước thực hiện một khảo sát nội bộ

Khảo sát nội bộ là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên, từ đó đưa ra những biện pháp cải thiện môi trường làm việc và nâng cao hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, để thu thập được dữ liệu chính xác và hữu ích, doanh nghiệp cần xây dựng bộ câu hỏi khảo sát một cách khoa học và hiệu quả. Dưới đây là một số bước để thực hiện một khảo sát nội bộ hiệu quả:

Ảnh: Anphabe

Các ước thực hiện một khảo sát nội bộ

1. Xác định mục tiêu khảo sát:

• Xác định rõ mục tiêu cụ thể của khảo sát, ví dụ như đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên với môi trường làm việc, văn hóa doanh nghiệp, chính sách đãi ngộ, đánh giá mức độ Hạnh Phúc của nhân viên tại môi trường làm việc, tối ưu hệ thống quản trị thành tích, tối ưu trải nghiệm nhân viên.
• Mục tiêu khảo sát cần rõ ràng, cụ thể và đo lường được.

2. Xác định đối tượng khảo sát:

• Xác định rõ đối tượng tham gia khảo sát, ví dụ như toàn bộ nhân viên, một số bộ phận/phòng ban nhất định, hoặc nhóm nhân viên có vị trí/chức vụ cụ thể.
• Đối tượng khảo sát cần phù hợp với mục tiêu khảo sát.

3. Thiết kế bộ câu hỏi:

• Sử dụng nhiều dạng câu hỏi khác nhau, bao gồm câu hỏi trắc nghiệm, câu hỏi mở, câu hỏi xếp hạng,…
• Câu hỏi cần ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu và không mang nhiều nghĩa hay mang tính chất nhạy cảm.
• Tránh sử dụng những câu hỏi có thể dẫn đến thiên vị hoặc định kiến.
• Sắp xếp các câu hỏi theo một trật tự logic, từ dễ đến khó.

4. Kiểm tra và chỉnh sửa:

• Kiểm tra kỹ lưỡng nội dung câu hỏi để đảm bảo tính chính xác, rõ ràng và không có lỗi chính tả/ngữ pháp.
• Cho một số người khác (nhân viên hoặc chuyên gia) đọc thử và góp ý về bộ câu hỏi.
• Chỉnh sửa bộ câu hỏi dựa trên những góp ý thu thập được.

Ảnh: Anphabe

5. Kênh truyền thông cho khảo sát:

• Lựa chọn phương thức truyền thông khảo sát phù hợp, ví dụ như email, website, ứng dụng di động, hoặc phỏng vấn trực tiếp.
• Cung cấp đầy đủ thông tin về mục đích khảo sát, cách thức tham gia và bảo mật thông tin cho người tham gia.
• Gửi lời nhắc nhở nhân viên tham gia khảo sát.

6. Thu thập và phân tích dữ liệu:

• Thu thập dữ liệu khảo sát một cách cẩn thận và chính xác.
• Phân tích dữ liệu khảo sát để đưa ra kết luận và đề xuất giải pháp cụ thể đến từng cắt lớp chi tiết như phòng ban, nhóm tuổi, giới tính,…

7. Chia sẻ kết quả và hành động:

• Chia sẻ kết quả khảo sát với toàn bộ nhân viên hoặc các đối tượng liên quan.
• Giải thích những hướng cải thiện mà doanh nghiệp sẽ thực hiện dựa trên kết quả khảo sát.
• Thể hiện sự trân trọng đối với những người đã tham gia khảo sát.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số yếu tố sau để thực hiện bộ câu hỏi khảo sát nội bộ hiệu quả:

• Đảm bảo tính bảo mật thông tin: Bảo mật thông tin cá nhân của nhân viên tham gia khảo sát.
• Tạo dựng môi trường cởi mở: Khuyến khích nhân viên chia sẻ ý kiến một cách trung thực.
• Lắng nghe và hành động: Doanh nghiệp cần lắng nghe ý kiến của nhân viên và đưa ra những hành động cụ thể để cải thiện môi trường làm việc.

Lợi ích khi sử dụng đơn vị bên ngoài cung cấp khảo sát nội bộ:

Ảnh: Anphabe

1. Chuyên môn và kinh nghiệm:

• Các đơn vị cung cấp dịch vụ khảo sát nội bộ chuyên nghiệp có đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, am hiểu về các phương pháp khảo sát, thiết kế câu hỏi, thu thập và phân tích dữ liệu.
• Giúp doanh nghiệp xây dựng bộ câu hỏi khảo sát phù hợp với mục tiêu, đối tượng khảo sát và văn hóa doanh nghiệp.
• Họ cũng có thể sử dụng các công nghệ tiên tiến để thu thập và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng, hiệu quả và chính xác.

2. Tính khách quan và trung lập:

• Khi sử dụng đơn vị bên ngoài, nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi chia sẻ ý kiến trung thực của họ vì họ biết rằng thông tin của họ sẽ được bảo mật và không bị ảnh hưởng bởi cấp trên hoặc đồng nghiệp.
• Điều này giúp doanh nghiệp thu thập được dữ liệu khách quan và chính xác hơn, từ đó có thể đưa ra những biện pháp cải thiện phù hợp.

3. Tiết kiệm thời gian và chi phí:

• Việc thực hiện khảo sát nội bộ đòi hỏi nhiều thời gian và công sức, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp lớn.
• Sử dụng đơn vị bên ngoài sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí cho việc thiết kế bảng khảo sát, thu thập dữ liệu, phân tích dữ liệu và báo cáo kết quả.

4. Đảm bảo tính bảo mật:

• Các đơn vị cung cấp dịch vụ khảo sát nội bộ uy tín đều có các biện pháp bảo mật thông tin chặt chẽ để đảm bảo thông tin cá nhân của nhân viên được bảo mật.
• Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng niềm tin với nhân viên và khuyến khích họ tham gia khảo sát một cách tích cực.

Ảnh: Anphabe

5. Nhận được đánh giá và tư vấn chuyên nghiệp:

• Ngoài việc cung cấp dịch vụ khảo sát, các đơn vị bên ngoài cũng có thể cung cấp cho doanh nghiệp các dịch vụ đánh giá và tư vấn chuyên nghiệp.
• Dựa trên kết quả khảo sát, họ có thể giúp doanh nghiệp xác định những điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra những biện pháp cải thiện cụ thể để nâng cao mức độ hài lòng của nhân viên và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Ngoài ra, việc sử dụng đơn vị bên ngoài cung cấp khảo sát nội bộ còn có một số lợi ích khác như:

• Giúp nâng cao uy tín của doanh nghiệp: Việc sử dụng đơn vị bên ngoài thể hiện sự chuyên nghiệp và cam kết của doanh nghiệp đối với việc thu thập ý kiến nhân viên.
• Giúp tạo dựng môi trường làm việc cởi mở: Khi nhân viên biết rằng ý kiến của họ được lắng nghe và trân trọng, họ sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi chia sẻ ý kiến và đóng góp cho doanh nghiệp.
• Giúp thu hút và giữ chân nhân tài: Một môi trường làm việc cởi mở và tôn trọng ý kiến nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân tài tốt nhất.

Kết luận

Qua bài viết này chúng ta sẽ hiểu được các bước cơ bản để thực hiện khảo sát nội bộ cho doanh nghiệp, bên cạnh đó với những doanh nghiệp chưa từng thực hiện khảo sát nội bộ có thể dùng đơn vị bên ngoài thực hiện một cách nhanh chóng & hiệu quả cũng như đưa ra các giải pháp thực thi sát với doanh nghiệp.