Các điều cần biết về Applicant Tracking System – ATS (hệ thống quản lý tuyển dụng)

Trong thời đại công nghệ 4.0, Applicant Tracking System đang được coi là tương lai của ngành tuyển dụng nhân sự. Sử dụng hệ thống này được cho là sẽ giúp doanh nghiệp giảm đáng kể thời gian làm việc của đội ngũ tuyển dụng cũng như tổng thời gian tuyển dụng một vị trí cụ thể. Bài viết sau đây sẽ đề cập đến 4 điều cơ bản giúp bạn hiểu về hệ thống này.

1. Applicant Tracking System là gì?

Applicant Tracking System – ATS (hệ thống quản lý tuyển dụng) là một dạng phần mềm cho phép doanh nghiệp giải quyết các tác nghiệp tuyển dụng một cách tự động. ATS có nhiều điểm tương tự với hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (customer relationship management system – CRM) nhưng tập trung chủ yếu vào chức năng quản lý tuyển dụng. Các doanh nghiệp với các quy mô khác nhau đều có thể sử dụng ATS để hỗ trợ quá trình tuyển dụng. Hiện nay, có nhiều phần mềm quản lý tuyển dụng khác nhau phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp, bao gồm cả hệ thống online và miễn phí.
 Bản thân phần mềm tuyển dụng ATS ra đời nhằm hỗ trợ việc xử lý các công việc giấy tờ đơn giản như sàng lọc hồ sơ và theo dõi ứng viên trong quá trình tuyển dụng. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ hiện đại, trong thời đại 4.0, ATS đã dần trở thành phần mềm quản lý tuyển dụng chuyên nghiệp.
 ATS giúp doanh nghiệp quản lý quy trình tuyển dụng một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn.

2. Applicant Tracking System hoạt động như thế nào?

2.1. Tìm kiếm và quản lý nguồn ứng viên

ATS cho phép nhà tuyển dụng tìm kiếm và thu hút ứng viên từ nhiều nguồn khác nhau. Hồ sơ ứng viên sẽ được tự động cập nhật vào hệ thống, tạo nguồn hồ sơ dồi dào và chất lượng. Hơn nữa, ATS tích hợp các trang tin việc làm và trang mạng xã hội, tự động ghi nhận các thông tin về ứng viên, các trao đổi với ứng viên cũng như tiến trình làm việc với ứng viên lên hệ thống. Điều này giúp giảm thiểu thời gian nhập liệu thủ công và đảm bảo dữ liệu không bị thất lạc. Thông tin được lưu trữ trên một hệ thống duy nhất giúp cho những nhân sự liên quan có thể truy cập và truy xuất một cách dễ dàng. Ngoài ra, một số hệ thống quản lý tuyển dụng có chức năng sàng lọc hồ sơ ứng viên dựa theo mô tả và yêu cầu công việc như số năm kinh nghiệm, kỹ năng, trường đã theo học cũng như công ty cũ (tùy theo tiêu chí được nhà tuyển dụng cài đặt trước). Những ứng viên không phù hợp sẽ bị loại bỏ. Những ứng viên còn lại sẽ được xếp hạng. Nhà tuyển dụng có thể dựa theo đó mà lựa chọn ứng viên phù hợp.

2.2. Quản lý quy trình tuyển dụng

Việc quản lý quy trình tuyển dụng thủ công có thể tiêu tốn nhiều thời gian cũng như nhân lực. Hơn nữa, sai sót là không thể tránh khỏi. Với ATS, nhà tuyển dụng có thể quản lý toàn bộ các tác vụ tuyển dụng một cách hiệu quả và nhanh gọn. Doanh nghiệp có thể theo dõi và giám sát hoạt động tuyển dụng của cả bộ phận tuyển dụng nội bộ trong doanh nghiệp và đơn vị cung cấp dịch vụ tuyển dụng. Dữ liệu về hoạt động được lưu trữ, phân tích một cách khoa học, giúp doanh nghiệp luôn nắm được tình hình và đưa ra những điều chỉnh thích hợp khi cần thiết. Hơn nữa, khi có bất kỳ một thay đổi về nhân sự tham gia vào quá trình tuyển dụng, công việc cũng sẽ không bị gián đoạn do toàn bộ thông tin đều được lưu trữ và sẵn sàng chuyển giao. Doanh nghiệp cũng có thể tránh được việc thất thoát dữ liệu nhân sự – một trong những vấn đề mà đa số các doanh nghiệp hiện nay đều phải đối mặt.

2.3. Quảng bá thương hiệu tuyển dụng

Các phần mềm quản lý tuyển dụng còn cung cấp tính năng đăng tin tuyển dụng cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể sở hữu trang tuyển dụng riêng. Phần mềm quản lý tuyển dụng có thể tích hợp với nhiều trang web tuyển dụng uy tín và tin đăng của doanh nghiệp có thể được tự động đưa lên các trang web này. Qua đây, doanh nghiệp cũng có thể quảng bá thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp mình. Thương hiệu tuyển dụng tốt sẽ giúp doanh nghiệp tăng cơ hội thu hút được nhân tài. Ngoài ra, một số phần mềm quản lý tuyển dụng cho phép doanh nghiệp gửi email mới ứng tuyển tới ứng viên theo một số tiêu chí về địa điểm, ngành nghề,… qua đó thúc đẩy việc quảng bá tin tuyển dụng tới các ứng viên tiềm năng.

2.4. Phân công nhiệm vụ và hợp tác tuyển dụng

Lãnh đạo doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng phân việc tuyển dụng để phân công nhiệm vụ tới các bộ phận phụ trách và theo dõi hiệu suất làm việc của từng bộ phận. Mọi việc sẽ được thực hiện hoàn toàn tự động. Với ATS, việc tuyển dụng trở nên minh bạch và thông suốt hơn. Những cá nhân liên quan đều có thể truy cập vào toàn bộ thông tin và tham gia vào quá trình tuyển dụng. Điều này cũng giúp hạn chế việc bỏ lỡ thông tin. Nhiều cá nhân tham gia cũng có thể đóng góp nhiều ý kiến cho quá trình tuyển chọn ứng viên, tránh các quyết định chủ quan, cảm tính.

2.5. Báo cáo quy trình tuyển dụng

Đa phần các phần mềm quản lý tuyển dụng hiện nay đều có khả năng tự động đo lường các chỉ số của quá trình tuyển dụng và đưa ra báo cáo về hiệu suất. Từ những báo cáo này, nhà tuyển dụng có thể lên kế hoạch để đảm bảo nguồn lực hợp lý giúp duy trì tính hiệu quả của việc tuyển dụng.

3. Tại sao các doanh nghiệp nên sử dụng Applicant Tracking System?

Việc tuyển dụng thủ công tiêu tốn nhiều thời gian của doanh nghiệp mà không đem lại hiệu quả cao. Với ATS, doanh nghiệp có thể nhận được những lợi ích sau đây:

3.1. ATS giúp tăng hiệu suất tuyển dụng

ATS cung cấp các công cụ tự động trong việc lưu trữ thông tin, sàng lọc hồ sơ, đánh giá và xếp hạng ứng viên, lên lịch nhắc nhở, kết nối trang tin tuyển dụng, báo cáo hoạt động tuyển dụng,… Hiệu quả được nâng cao đồng thời thời gian tuyển dụng được rút ngắn.

3.2. ATS giúp quản lý dữ liệu tuyển dụng

Toàn bộ lịch sử tuyển dụng và thông tin ứng viên được lưu trữ. Thông tin được trao đổi một cách thông suốt và minh bạch giữa những cá nhân liên quan và lãnh đạo doanh nghiệp, tránh việc bỏ lỡ thông tin, thất thoát thông tin.

3.3. ATS giúp nâng cao trải nghiệm của ứng viên

Việc ứng tuyển của ứng viên trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn. Nhà tuyển dụng có thể cài đặt chế độ tự động phản hồi nhằm tiết kiệm thời gian. Qua đó, bộ phận tuyển dụng có thể dành nhiều thời gian hơn để chăm sóc ứng viên.

4. Làm sao để lựa chọn Applicant Tracking System phù hợp?

Trước hết, bạn cần biết, ATS có hai loại: phần mềm sử dụng offline, được cài đặt lên server của doanh nghiệp và phần mềm được sử dụng dưới dạng online. Hiện nay, loại phần mềm online có xu hướng được ưa chuộng hơn.
 Để lựa chọn được một phần mềm quản lý tuyển dụng phù hợp, bạn cần trả lời được các câu hỏi sau:

• Hiện nay, quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp bạn như thế nào?
• Doanh nghiệp bạn gặp những vấn đề gì trong quá trình tuyển dụng?
• Doanh nghiệp bạn cần những tính năng gì ở một phần mềm quản lý tuyển dụng?
• Ngân sách của doanh nghiệp cho việc sử dụng phần mềm quản lý tuyển dụng như thế nào?

Sau đó, hãy tiếp tục tìm hiểu về các nhà cung cấp phần mềm quản lý tuyển dụng. So sánh tính năng, ưu điểm, nhược điểm, giá cả của những phần mềm này. Bạn có thể trao đổi trực tiếp với những nhà cung cấp tiềm năng để có thêm thông tin cụ thể. Hãy chuẩn bị sẵn các câu hỏi để nhà cung cấp có thể phục vụ bạn một cách tối ưu nhất. Đối với phần mềm mà bạn lựa chọn, bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp đưa ra phiên bản demo để bạn đánh giá chính xác tính phù hợp của phần mềm này với quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp bạn. Nếu bạn đang cân nhắc việc trải nghiệm những tính năng tuyển dụng của tương lai, nếu bạn có bất kỳ thắc mắc gì liên quan đến ATS, hãy liên hệ với TalentBold để được giải đáp một cách chi tiết.