Chức năng và nhiệm vụ của phòng mua hàng trong doanh nghiệp
Hầu hết các công ty lớn đều có phòng mua hàng. Thậm chí trong một số tổ chức chính phủ cũng có một bộ phận chuyên đảm nhận việc thu mua hoặc mua sắm các nguồn lực cần thiết phục vụ cho hoạt động của tổ chức.
Đây được xem bộ phận xương sống của các doanh nghiệp sản xuất, thương mại và các tổ chức hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác. Chúng ta hãy cùng xem qua các chức năng và nhiệm vụ của phòng mua hàng để hiểu rõ hơn vai trò của bộ phận này trong các doanh nghiệp nhé!
Chức năng của phòng mua hàng
Phòng mua hàng có chức năng theo dõi, tổng hợp nhu cầu thu mua nguyên vật liệu, sản phẩm hàng hóa và các nguồn lực khác với giá tốt nhất, nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp diễn ra một cách suôn sẻ. Bên cạnh đó phòng mua hàng cũng xử lý các giấy tờ và thủ tục kế toán liên quan đến việc mua hàng, cũng như đảm bảo quá trình mua hàng được thực hiện đúng với các quy định của doanh nghiệp, tổ chức.
Nhiệm vụ của phòng mua hàng
1. Phân tích nhu cầu mua hàng và năng lực nhà cung cấp
Chiến lược mua hàng sẽ bắt đầu từ việc đánh giá hiệu quả hoạt động hiện tại của doanh nghiệp, cách sử dụng các nguồn lực và chi phí mua hàng của các bộ phận hoặc các nhóm chức năng công việc. Sau đó, phòng mua hàng sẽ xem xét quỹ đạo tăng trưởng dự kiến của doanh nghiệp để đưa ra kế hoạch mua hàng hiệu quả giúp hoạt động kinh doanh phát triển tốt hơn và góp phần tiết kiệm chi phí mua hàng.
Đồng thời, phòng mua hàng sẽ phân tích thị trường nhà cung cấp để đánh giá đúng năng lực nhà cung cấp hiện tại và giá cả xem có đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp hay không. Họ sẽ so sánh nhiều nhà cung cấp, có thể có các nhà cung cấp thuộc quốc gia khác để lập ra một danh sách các nhà cung cấp phù hợp nhất.
2. Quản lý và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp
Các công ty lớn thường có một danh sách dài các nhà cung cấp thường xuyên trên sổ sách của họ. Vì vậy vai trò của phòng mua hàng chính là quản lý và duy trì các mối quan hệ này. Một khi hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp, phòng mua hàng có thể cùng họ chia sẻ kiến thức về sự thay đổi của thị trường, sản phẩm, công nghệ mới hoặc là các yếu tố khác giúp doanh nghiệp giữ được vị thế dẫn đầu trước đối thủ cạnh tranh.
3. Mua hàng và kiểm soát hàng tồn kho
Đối với doanh nghiệp sản xuất, phòng mua hàng phải đảm bảo có đủ số lượng nguyên vật liệu cũng như các nguồn lực cần thiết cho hoạt động sản xuất hàng hóa. Còn với các doanh nghiệp thương mại cần đảm bảo có đủ số lượng sản phẩm trên các quầy hàng hoặc trong kho để khiến khách hàng hài lòng.
Kiểm soát tồn kho đóng vai trò rất quan trọng. Bởi vì, hết sản phẩm dự trữ có thể khiến doanh nghiệp đánh mất khách hàng vào tay đối thủ cạnh tranh. Còn dự trữ quá nhiều sẽ khiến doanh nghiệp ứ đọng vốn, chi phí lưu kho lớn, sản phẩm bị lỗi thời…
Thông thường, phòng mua hàng sẽ có hệ thống kích hoạt đặt hàng khi lượng hàng tồn kho đạt đến một giá trị nhất định. Một kho hàng được đảm bảo về vấn đề dự trữ sẽ tạo điều kiện cho phòng mua hàng có thể kiểm tra độ chính xác các chủng loại hàng hóa, hóa đơn bán hàng và điều phối thời gian giao hàng thuận lợi hơn.
4. Kiểm soát chất lượng
Phòng mua hàng cần liên tục kiểm tra chất lượng, hiệu suất và đánh giá độ tin cậy của nhà cung cấp, tránh trường hợp họ rơi vào tình trạng tự mãn. Nhất là cần đảm bảo rằng, nhà cung cấp đang đáp ứng tốt các yêu cầu của doanh nghiệp, đồng thời phù hợp với chiến lược mua hàng.
Một số chỉ số giúp phòng mua hàng đánh giá nhà cung cấp thường thấy như: tỷ lệ sản phẩm giao đúng hạn, tỷ lệ sai hỏng sản phẩm, số lượng nhà cung cấp và số sản phẩm họ cung cấp, khả năng đáp ứng nguồn hàng. Các dữ liệu này sẽ giúp phòng mua hàng đánh giá hiệu quả chiến lược mua hàng và có điều chỉnh thích hợp.
5. Đảm bảo việc tuân thủ các chính sách mua hàng của doanh nghiệp
Phòng mua hàng cần đảm bảo rằng họ đang hoạt động đúng các chính sách mua hàng của doanh nghiệp. Cụ thể là trước khi tiến hành mua hàng, phòng mua hàng cần tính toán ngân sách và đảm bảo các mặt hàng được mua phù hợp với chính sách chung của doanh nghiệp.
6. Xử lý các thủ tục kế toán liên quan đến việc mua hàng
Phòng mua hàng là bộ phận xử lý tất cả các giấy tờ, thủ tục liên quan đến việc mua và giao nhận hàng hóa, sản phẩm. Trong quá trình mua hàng, cần tạo và theo dõi đơn đặt hàng, cũng như làm việc với bộ phận nhận hàng và phòng kế toán để đảm bảo rằng các đơn hàng được giao đầy đủ và thanh toán đúng hạn. Điều này có nghĩa là phòng mua hàng phải phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán để đảm bảo có đủ nguồn vốn để mua hàng và có đủ tiền mặt để thanh toán đúng hạn.
Nguồn ảnh: internet