Để quản lý tuyển dụng nhân sự hiệu quả có cách gì?

Quản lý tuyển dụng là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu trong quản trị nhân sự. Tuyển dụng được người tài hay không, có giữ được ứng viên tốt không lọt vào tay đối thủ cạnh tranh hay không… tất cả đều nhờ phần lớn vào công tác quản lý tuyển dụng. Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách thức quản lý tuyển dụng khác nhau. Theo thông tin tổng hợp từ TalentBold, để quản lý tuyển dụng nhân sự hiệu quả, những cách sau đây được sử dụng phổ biến nhất.

I. Quy trình chung trong công tác quản lý tuyển dụng

Để đảm bảo công tác quản lý tuyển dụng thực hiện đồng bộ, thống nhất, mang lại hiệu quả cao, quy trình cơ bản sau sẽ được áp dụng tại phòng nhân sự:

B1.   Tiếp nhận yêu cầu bổ sung nhân lực từ phòng ban trong công ty

B2.   Soạn thảo thông tin đăng tuyển ứng viên

B3.   Đăng thông tin lên các kênh tuyển dụng nhân sự trực tuyến

B4.   Tiếp nhận hồ sơ từ các ứng viên thông qua e-mail trực tiếp hoặc e-mail liên kết từ các kênh tuyển dụng trực tuyến

B5.   Kiểm tra thông tin CV, sàng lọc hồ sơ ứng viên

B6.   Gửi hồ sơ ứng viên đạt yêu cầu đến trưởng phòng ban chuyên trách, để họ lựa chọn phỏng vấn

B7.   Lên danh sách và lịch phỏng vấn theo quy định của doanh nghiệp

B8.   Gửi thư tuyển dụng đến ứng viên đạt yêu cầu.

B9. Lưu trữ hồ sơ ứng viên phù hợp và những ứng viên dự phòng.

Đây là quy trình 9 bước cơ bản luôn áp dụng trong quá trình tuyển dụng nhân sự mới.

II. Cách quản lý tuyển dụng khoa học

Với quy trình làm việc nền tảng như trên, mỗi doanh nghiệp sẽ áp dụng cách thức quản lý tuyển dụng khác nhau, phổ biến hiện nay là 03 cách sau:

1. Quản lý trực tiếp bằng giấy tờ, không sử dụng phần mềm tin học

Tất cả 9 bước trong quy trình tuyển dụng cơ bản đều thực hiện thông qua việc in ấn và lưu trữ giấy tờ trực tiếp

• Yêu cầu bổ sung nhân lực gửi đến phòng nhân sự thông qua văn bản

• CV ứng viên gửi đến email sẽ được in ra từng bộ và gửi đến trưởng phòng nhân sự.

• Trưởng phòng nhân sự sẽ sàng lọc và gửi những hồ sơ phù hợp đến những phòng ban cần tuyển nhân sự

• Lịch phỏng vấn sẽ được nhân viên phòng nhân sự gửi theo từng địa chỉ e-mail trên CV giấy.

• Kết thúc quá trình tuyển dụng, mọi hồ sơ này sẽ được lưu trữ trong không gian riêng theo quy định. Khi cần thiết, nhân viên phòng nhân sự sẽ phải vào kho tìm kiếm để đối chứng, bổ sung.

Ưu điểm

• Cách làm truyền thống, đơn giản, dễ hiểu

Nhược điểm

• Tốn chi phí giấy in và không gian lưu trữ

• Mất nhiều thời gian cho công tác sàng lọc ứng viên.

• Mất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm lại hồ sơ sau này.

• Truyền CV từ phòng nhân sự đến các phòng ban khác có thể bị mất, dẫn đến việc quy trách nhiệm rất rắc rối.

>>> Xem thêm: Quản lý tuyển dụng là gì? Xu hướng quản lý tuyển dụng trong thập kỷ mới

2. Ứng dụng phần mềm excel trong quản lý tuyển dụng

Cách thứ hai áp dụng công nghệ nhiều hơn trong công tác quản lý tuyển dụng, cụ thể là phần mềm tin học văn phòng Excel.

Ứng dụng phần mềm excel được thực hiện từ bước thứ 04 trong quy trình 9 bước tuyển dụng đề cập ở phần đầu tiên, cụ thể như sau:

• Thay vì in ra giấy, nhân viên nhân sự sẽ copy thông tin từ CV của ứng viên, áp vào những trường nội dụng tương ứng đã được xây dựng trong bảng excel.

• Việc sàng lọc ứng viên phù hợp sẽ rất nhanh chóng thông qua tác vụ lọc tích hợp trong excel.

• Trưởng phòng nhân sự sẽ trích lọc những ứng viên phù hợp, đính kèm cùng CV nguyền bản và gửi cho trưởng phòng ban cần nhân lực qua hệ thống e-mail.

• Sự phản hồi và những ghi chú cụ thể sẽ được thể hiện qua bảng excel thống nhất đó.

• Tất cả hồ sơ lưu trữ đều ở dạng file dữ liệu, rất tiết kiệm và linh hoạt.

Ưu điểm

• Trích lọc thông tin nhanh chóng

• Tiết kiệm chi phí in ấn và không gian lưu trữ

Nhược điểm

• Phần mềm excel có thể xuất hiện virus làm mất dữ liệu

• Phải bố trí nhân lực tiếp nhận email và nhập dữ liệu excel mỗi ngày trong giai đoạn tuyển dụng.

• Dung lượng ổ đĩa cần lớn để lưu trữ dữ liệu tuyển dụng trong nhiều năm.

• Nếu lưu trữ không khoa học, rõ ràng, việc tìm kiếm lại hồ sơ sẽ rất mất thời gian.

>>> Có thể bạn quan tâm: Tại sao doanh nghiệp cần đến quản lý tuyển dụng

3. Dùng phần mềm quản lý tuyển dụng TalentBold

Hiện đại nhất hiện nay là dùng phần mềm quản lý tuyển dụng TalentBold do chính người Việt lập trình và cải tiến, dựa trên tình hình tuyển dụng thực tế tại các doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề kinh doanh.

Với phần mềm này, trưởng phòng nhân sự sẽ tối ưu hóa công việc quản lý của mình

• Phần mềm cho phép phân quyền truy cập trong nội bộ doanh nghiệp, nhờ vậy, các trưởng phòng ban có thể gửi thông báo cần thêm nhân sự cùng những yêu cầu cụ thể đến trưởng phòng nhân sự trong vài giây.

• Phần mềm kết nối trực tiếp đến các kênh tuyển dụng trực tuyến đã đăng tuyển, không chỉ tiếp nhận nhanh chóng hồ sơ về email, mà trưởng phòng nhân sự còn có thể

• Nắm bắt số lượng hồ sơ ứng viên theo từng kênh

• Đánh giá hiệu quả tuyển dụng của kênh trực tuyến để cân nhắc lựa chọn cho những lần sau

• Từng thông tin của ứng viên được nhập vào hệ thống theo đúng các chuyên mục yêu cầu. Nhờ vậy, không cần tốn thêm nhân lực cho công tác xem hồ sơ, copy dữ liệu và nhập vào trường thông tin như trước nữa.

• Sàng lọc dữ liệu dễ dàng chỉ với vài cú click chuột vào một hoặc một vài tiêu chí trong danh mục tiêu chí được lập trình.

• Trích lọc danh sách ứng viên phù hợp và gửi ngay đến trưởng phòng ban phê duyệt trong tích tắc.

• Việc gửi lời mời phỏng vấn qua email cực kỳ thuận lợi, thông qua danh sách ứng viên phù hợp, loạt email tương ứng sẽ hiện ra, trưởng phòng nhân sự có thể soạn thảo nội dung và chọn những địa chỉ email muốn gửi đến.

• Việc lưu trữ hồ sơ được thực hiện theo ứng dụng đám mây, đảm bảo lưu trữ an toàn cả trăm năm, và những ai được quyền truy cập có thể tìm thấy thông tin mọi lúc mọi nơi thông qua smartphone, laptop hay máy tính bàn mà không cần đến công ty.

Ưu điểm

• Tiết kiệm tối đa thời gian, công sức, nhân lực

• Áp dụng hiệu quả cho nhu cầu tuyển dụng hàng chục, thậm chí hàng trăm nhân sự cùng lúc.

• Việc lưu trữ được bảo đảm an toàn tuyệt đối thông qua lưu trữ đám mây và hệ thống cấp quyền truy cập theo quy định của doanh nghiệp.

• Không giới hạn thời gian và không gian trong quản lý tuyển dụng

• Có điều kiện xây dựng kênh tuyển dụng cho riêng doanh nghiệp, hạn chế tốn chi phí cho các kênh tuyển dụng bên ngoài.

• Nâng cao tính chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và ứng viên.

• Tăng sức cạnh tranh trong việc thu hút nhân tài so với các đối thủ cùng ngành.

Nhược điểm

• Cần thời gian làm quen các tính năng lập trình trong phần mềm.

• Tốn chi phí mua tài khoản để sử dụng phần mềm TalentBold, tuy nhiên khoản chi phí rất nhỏ so với lợi ích mang lại cho doanh nghiệp. Công ty đang có chính sách cho dùng thử 30-60 ngày, sau đó, sẽ có nhiều gói phần mềm với mức chi phí linh hoạt khác nhau.

Đây là 03 cách quản lý tuyển dụng nhân sự TalentBold nhận thấy được sử dụng nhiều nhất. Mỗi doanh nghiệp sở hữu nhu cầu và tầm nhìn chiến lược riêng, vì vậy, lựa chọn cách quản lý tuyển dụng như thế nào sẽ tùy vào tình hình thực tế tại mỗi nơi.

Nguồn ảnh: internet