Giải đáp Warehouse Manager là gì?
Kho vận là bộ phận không thể thiếu trong các doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp sản xuất và phân phối sản phẩm có quy mô lớn. Bộ phận này phụ trách công tác quản lý kho hàng, lập kế hoạch vận chuyển, kiểm soát hàng tồn kho, quản lý việc nhập xuất hàng hóa,… Các chủ doanh nghiệp hiểu rất rõ vai trò của bộ phận này nên bạn có thể tìm thấy cơ hội việc làm Trưởng phòng kho vận tại rất nhiều doanh nghiệp.
Thế nhưng bạn đã biết Warehouse Manager là gì hay chưa? Và đâu là những kỹ năng cần có của một Trưởng phòng kho vận? Bạn sẽ tìm được câu trả lời cho mình trong bài viết sau đây của HRchannels.
Warehouse Manager là gì?
Tại Việt Nam, Warehouse Manager được biết đến với tên gọi Trưởng phòng kho vận. Trách nhiệm của họ là tổ chức tiếp nhận, lưu trữ và gửi các loại hàng hóa sao cho hiệu quả. Đây là một công đoạn quan trọng trong chuỗi cung ứng. Bên cạnh đó, họ có nhiệm vụ cung cấp các loại vật tư, thiết bị và vật liệu thông qua các dịch vụ tiếp nhận, lưu kho, phân phối và giám sát kho.
Công việc điển hình trong một ngày của Trưởng phòng kho vận là xử lý đơn hàng, liên lạc với các đơn vị vận tải, làm việc với nhà cung cấp và khách hàng, giám sát và quản lý các hồ sơ liên quan đến hoạt động kho vận. Tất cả những việc này nhằm đảm bảo tuân thủ đúng thời hạn giao hàng, phù hợp với ngân sách và thực hiện đúng các quy định của pháp luật về sức khỏe và an toàn.
Đồng thời, Trưởng phòng kho vận cũng chịu trách nhiệm quản lý nhân sự trong bộ phận và quản lý quy trình tiếp nhận, vận chuyển hàng hóa sao cho phù hợp và hiệu quả. Họ cũng đảm nhận việc thiết lập các tiêu chuẩn an toàn về sức khỏe cho nhân viên tại nơi làm việc. Chẳng hạn như việc kiểm soát nhiệt độ tại các kho lưu trữ chuyên dụng để lưu trữ các loại thực phẩm, dược phẩm hay các loại vật liệu nguy hiểm.
Trưởng phòng kho vận thường làm việc tại các công ty hoạt động trong lĩnh vực hậu cần, phân phối và vận chuyển; các công ty sản xuất; các nhà bán lẻ hoặc là các công ty thương mại quy mô lớn.
Các kỹ năng cần có của một Trưởng phòng kho vận
1. Quản lý thời gian
Mỗi ngày Trưởng phòng kho vận phải xử lý rất nhiều công việc khác nhau, trong khi đó lượng thời gian họ có lại có giới hạn. Vì vậy, để hoàn thành các kế hoạch, mục tiêu đã đặt ra, Trưởng phòng kho vận cần biết cách quản lý thời gian thật tốt. Họ sẽ phải cân nhắc xem làm thế nào để hoàn thành mọi việc trong một khoảng thời gian định sẵn.
2. Tư duy logic & khả năng giải quyết vấn đề
Không phải lúc nào mọi việc cũng diễn ra suôn sẻ, nhất là khi bạn có nhiều thứ được lưu trữ trong kho hơn dự kiến hoặc là vấn đề luân chuyển, sắp xếp hàng hóa trong kho. Điều này đòi hỏi Trưởng phòng kho vận phải có khả năng tư duy và giải quyết vấn đề tốt. Bạn cần chứng minh được rằng bạn có thể kiểm soát tốt các tình huống phát sinh bất ngờ.
3. Nhận thức đúng về vấn đề an toàn và sức khỏe
Trong vai trò của một Trưởng phòng kho vận, bạn cần đảm bảo môi trường làm việc trong kho cho nhân viên cấp dưới. Đảm bảo hướng dẫn và chỉ đạo rõ ràng các vấn đề liên quan đến an toàn và sức khỏe tại nơi làm việc.
4. Liên tục cập nhật kiến thức mới
Trưởng phòng kho vận cần đảm bảo cập nhật kịp thời các thay đổi liên quan đến luật pháp, công nghệ kỹ thuật, công cụ phân tích hiện đại và thiết kế các chương trình đào tạo nhân viên để đảm bảo việc phát triển kinh doanh của doanh nghiệp và sự hài lòng của nhân viên.
5. Kỹ năng ra quyết định
Trưởng phòng kho vận có trách nhiệm quản lý cơ sở vật chất, máy móc, công nghệ, ngân sách, nhân sự và các mối quan hệ hợp tác của doanh nghiệp. Họ cũng phải phải đảm bảo duy trì và quản lý tốt các nguồn lực của doanh nghiệp để giảm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Vì vậy, Trưởng phòng kho vận cần có một quy trình và kỹ thuật ra quyết định hiệu quả để giúp họ có thể phân tích chính xác các yếu tố liên quan đến công tác kho vận như là giá trị, giá cả, thời gian và chất lượng.
6. Khả năng quản lý nhân sự
Ngoài việc quản lý những việc liên quan đến sản phẩm, kho bãi hay các dữ liệu, hồ sơ, Trưởng phòng kho vận còn có trách nhiệm quản lý và tạo động lực cho các nhân sự trong bộ phận. Vì vậy, thấu hiểu các nguyên tắc cơ bản trong việc quản lý nhân sự và phát triển nhân tài sẽ giúp họ xây dựng một đội ngũ vững mạnh. Xử lý tốt các vấn đề nhân sự còn giúp Trưởng phòng kho vận giảm thiểu được những rủi ro xung đột tại nơi làm việc cũng như ứng phó tốt với những mâu thuẫn phát sinh giữa các nhân viên.
7. Am hiểu về quản lý chất lượng
Trưởng phòng kho vận cần làm quen với những kiến thức về hệ thống quản lý chất lượng như ISO hay TQM. Những kiến thức này sẽ giúp họ làm việc hiệu quả hơn với bộ phận sản xuất, nhà cung cấp và các đơn vị vận chuyển. Đồng thời họ cũng am hiểu hơn về các công cụ và chiến thuật lập kế hoạch chiến lược, đàm phán giá, phân phối sản phẩm để cải thiện hiệu quả hoạt động và giảm chi phí.
Ngoài ra, việc am hiểu về quản lý chất lượng còn giúp Trưởng phòng kho vận có khả năng tư duy mạnh mẽ và sáng tạo trong việc xây dựng một hệ thống kho vận hoàn hảo, hoạt động nhịp nhàng, hiệu quả.
Có thể thấy rằng Trưởng phòng kho vận thực sự là một vị trí quan trọng trong các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực hậu cần, logistic, cung ứng,… Vì vậy cơ hội việc làm tại vị trí này là rất lớn. Mặc dù, bạn có thể tìm thấy cơ hội việc làm tại nhiều doanh nghiệp nhưng vấn đề cạnh tranh của vị trí công việc này khá lớn. Để có thể chinh phục được nhà tuyển dụng, ngoài kiến thức và kinh nghiệm, bạn cần có sự khéo léo và khôn ngoan trong quá trình ứng tuyển.
Nguồn ảnh: internet