MONDAY MOTIVATION #94 – Let's start a beautiful week! 

Họp hành là nỗi ám ảnh của rất nhiều người đi làm khi mà có tới 47% nhân viên cho rằng họ lãng phí nhiều thời gian nhất khi tham dự quá nhiều cuộc họp. MM sẽ chia sẻ với bạn các bí kíp để dù bạn là người đi họp hay tổ chức họp thì các buổi họp sẽ không trở thành một nơi để “hành” nhau nhé.

HỌP THÔI CHỨ ĐỪNG HÀNH

1. Họp đúng mục đích & mời đúng người
Không quá lạ khi một quản lý cấp trung nói với tôi rằng họ bị “bội thực họp”. Một tuần đi làm có 5 ngày mà có tuần có tới trên hai chục cuộc họp thì chả còn thời gian đâu mà suy nghĩ và làm việc. Nếu bạn là người tổ chức họp thì trước họp, nên nhớ vài con số sau:

* 1 cuộc họp chất lượng kéo dài không quá 1 tiếng, vì sau đó, hầu hết mọi người đều bị mệt mỏi và xao lãng. Do vậy, bạn phải rất xác định rõ mục tiêu của buổi họp để tập trung

* Khi rõ ràng những vấn đề nào cần quyết định, bạn sẽ để biết phải mời ai tránh tình trạng ai cũng kéo vào ngồi chung. 1 cuộc họp hiệu quả không nên quá 5 người, không thì người tham dự khó mà “toàn tâm toàn ý”, sẽ ngồi làm việc riêng, lãng phí thời gian

* Nên họp đầu hoặc cuối giờ, tránh giữa buổi để người tham dự tối đa được thời gian làm việc. Tất nhiên là tránh họp chiều tối thứ 6 vì lúc này ai cũng đã “chạy gần hết pin” rồi

2. Tuân theo luật “vàng”
Tùy vào tính chất công việc và văn hóa tại mỗi công ty, hãy thiết lập những “luật vàng” liên quan và trong các cuộc họp thì nhớ tuân thủ. Ví dụ Anphabe có một vài quy định như sau bạn có thể tham khảo:

   (1) Họp là phải rõ ràng ai là người lead: Đây là người đưa ra mục tiêu của cuộc họp và dẫn dắt các thảo luận

   (2) Với mỗi dự án, xác định người quyết định của từng hạng mục chính. Người quyết định đã quyết định trong buổi họp rồi thì sau họp, không bàn qua bàn lại nữa

   (3) Người chia sẻ phải nói nhanh gọn, nói dài quá (kể cả tôi là CEO cũng sẽ bị yêu cầu cắt?)

   (4) Khi nào người chia sẻ nói “chấm câu” thì các thành viên khác mới có ý kiến, tránh ngắt lời hay phản bác đồng nghiệp khi chưa nghe hết

   (5) Các vấn đề đúng agenda mới bàn thảo, còn không liên quan thì chuyển sang họp khác hoặc những nhóm khác.

Và họp không phải chỉ để họp. Họp chính là để ra

3. Kế hoạch Hành động sau họp
Để họp hành hiệu quả thì các cuộc họp phải có Meeting Minute. Nói thật là cái này là chúng ta vừa hay quên mà vừa lười làm?. Với họp ngắn và ít người, người điều phối có thể tổng kết ngay cuối buổi họp những kết quả chính và bước tiếp theo. Nhưng nếu họp đồng và có nhiều quyết định liên quan tới nhiều người thì biên bản họp là cực kỳ quan trọng để cập nhật lại tất cả những gì đã thống nhất, người chịu trách nhiệm và bước tiếp theo cũng như là cơ sở để tiếp tục trong các cuộc họp sau

Hi vọng những chia sẻ vừa rồi sẽ giúp bạn chủ động và hiễu quả hơn trong các cuộc họp. Bấm like và share VDO này để giúp bạn bè đến công sở mỗi ngày với niềm vui và hứng khởi. Đừng quên theo dõi Anphabe Fanpage để cập nhật Monday Motivation những số tiếp theo, để biết được nhiều bí quyết thú vị hơn nữa nhé.

#Monday_Motivation; #Start_a_beautiful_week
#Anphabe; #Happiness_at_Work