Khi nào thì doanh nghiệp nên chuyển đổi số quản lý nhân sự

Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự – đây là những cơ hội mạnh mẽ để các doanh nghiệp Việt Nam tạo ra sự đột phá trên thị trường. Nắm bắt cơ hội và hòa mình với xu hướng của thời đại chính là điều mà các nhà quản lý cần lưu ý.

Trong bất cứ lĩnh vực kinh doanh nào; quản lý nhân sự luôn giữ vai trò quan trọng trong việc xây dựng và phát triển doanh nghiệp. Quản lý nhân sự tốt không chỉ thể hiện ở công tác tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên; mà còn phải được thể hiện trong việc đảm bảo sự nhanh chóng, chính xác, rõ ràng trong việc chấm công, tính lương; các chính sách xã hội khác.

Tuy nhiên; những công việc quản lý nhân sự đó lại đòi hỏi nhiều thời gian và nhân lực của doanh nghiệp. Theo thống kê, phòng nhân sự luôn bị quá tải bởi các công việc. Đó là chấm công (15,3%), quản lý nhân sự (9%), quản lý quá trình làm việc (2,6%), các công việc hành chính (8,1%).

Để vượt qua khó khăn này; đòi hỏi các lãnh đạo cần gia tăng tiếp xúc trải nghiệm số hóa các sản phẩm và dịch vụ trong ngành cũng như trong cuộc sống. Tiếp cận với nỗi sợ hãi này chính là quá trình giúp cho họ hiểu số hóa sẽ giúp họ gia tăng sức mạnh tạo ra sản phẩm dịch vụ hay giá trị nhiều hơn; từ đó quyền lợi của họ sẽ tăng hơn so với trước.

Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là gì?

Như chúng ta đều biết, hoạt động quản trị nhân sự trong doanh nghiệp luôn thay đổi và phát triển; đến mức rất khó để theo dõi mọi xu hướng mới xuất hiện.

Nhưng nếu xem xét khoảng thời gian Covid-19 xuất hiện và bùng phát dữ dội làm đóng băng nền kinh tế toàn cầu thì dễ dàng kết luận được rằng: bộ phận nhân sự cũ phụ thuộc vào các quy trình thủ công và mang tính cảm tính đang dần được thay thế bằng một bộ phận nhân sự được tự động hóa và dựa trên dữ liệu.

Đây chính là cơ chế của chuyển đổi số trong quản trị nhân sự. Trong bối cảnh dịch bệnh bùng phát và nhân viên buộc phải làm việc tại nhà; công tác quản lý phải chuyển sang hướng trực tuyến và dựa vào công nghệ thông tin.

Sau đây là khái niệm cụ thể để bạn có thể hiểu rõ hơn.

Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là việc triển khai và áp dựng công nghệ để nâng cao năng lực của bộ phận nhân sự.

• Mục tiêu sẽ là đạt được đồng thời 2 kết quả sau:
• Tự động hóa các quy trình nhân sự nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp

Thu thập và phân tích dữ liệu từ các quy trình đó để đưa ra các quyết định chính xác, khách quan và hiệu quả trong từng giai đoạn.

Chuyển đổi số tác động đến nhiều mặt của doanh nghiệp, bao gồm: sản xuất, kinh doanh hay khách hàng. Riêng chuyển đổi số cho bộ phận nhân sự mang đến nhiều giá trị đối với yếu tố chủ chốt của doanh nghiệp đó là con người.

Cụ thể:

Chuyển đối số giúp các hoạt động nhân sự được quản lý tập trung và nhất quán trên một hệ thống. Không còn hồ sơ, văn bản hay các bảng tính phức tạp mà thay vào đó là các dashboard làm việc hiện đại, dễ dàng thao tác, dễ dàng tìm kiếm cũng như giảm sai sót, nhầm lẫn nhờ những cảnh báo trực quan hay các tính năng hỗ trợ thông minh.

Việc kết nối với nhân viên trở nên đơn giản; các thắc mắc được giải quyết nhanh chóng và khách quan dựa trên dữ liệu có sẵn. Đặc biệt trong thời gian xa cách do dịch bệnh Covid-19 thì việc cộng tác vẫn được duy trì và biến đổi theo cách linh hoạt, sáng tạo hơn.

Ngoài ra, chuyển đổi số là bước đệm để doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường trong giai đoạn hậu Covid-19 nhờ việc tối ưu hóa quy trình làm việc, quy trình quản lý cũng như cắt giảm các chi phí không hiệu quả trong toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, việc chuyển đối số trong quản lý nhân sự nghe có vẻ đơn giản nhưng lại vô cùng phức tạp. Mỗi quá trình triển khai được ví như một ngọn núi riêng: xác định mục tiêu, xác định nguồn lực cần thiết; thay đổi tư duy trong ban lãnh đạo; nghiên cứu và lựa chọn công nghệ, thực hiện triển khai cho doanh nghiệp; thử nghiệm, tối ưu hóa và ra quyết định trong trường hợp thành công hoặc thất bại.

Chuyển đổi số nhân sự – Doanh nghiệp bạn đã sẵn sàng?

Mặc dù chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là việc cấp thiết hiện nay; nhưng doanh nghiệp không nên vội vàng. Trước khi thực hiện chuyển đối số cho nhân sự, hãy đảm bảo 5 yếu tố sau đây:

1. Toàn bộ doanh nghiệp “đồng tâm hiệp lực” đối với việc chuyển đổi số

Sự thay đổi chắc chắn sẽ xảy ra, đôi khi còn diễn ra mạnh mẽ đến nổi khó chấp nhận. Vì thế; doanh nghiệp cần đảm bảo tinh thần chuyển đổi số xuyên suốt từ lãnh đạo đến nhân viên; xem mỗi người là một mắc xích để thành công. Từ đó chuẩn bị công tác truyền thông, chuẩn bị và tổ chức thực hiện chuyển đổi số cho toàn bộ doanh nghiệp.

2. Mục tiêu rõ ràng cho chuyển đổi số

Không xác định được mục tiêu thì chuyển đối số khó mà thành công. Quá trình này không phải ngày một ngày hai mà sẽ được kéo dài; thậm chí phải chia thành nhiều giai đoạn. Mục tiêu sẽ là căn cứ để doanh nghiệp đánh giá hiệu quả đạt được của việc số hóa doanh nghiệp.

3. Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS)

Đây là phần mềm nhân sự cốt lõi được sử dụng để duy trì cơ sở dữ liệu về nhân viên của bạn. HRIS là nền tảng để xây dựng tất cả các sáng kiến chuyển đổi số nhân sự.

4. Sự “thoải mái” với dữ liệu

Việc thu thập dữ liệu của nhân viên trở nên vô nghĩa khi bạn không có khả năng giải thích nó; hoặc không thoải mái khi đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Đây là một vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp cần đánh giá trước khi thực hiện chuyển đổi số trong quản trị nhân sự. Hiện tại theo thống kê thì chỉ 33% nhân viên cảm thấy tự tin vào hiểu biết về dữ liệu của họ.

5. Giải pháp chuyển đổi số phù hợp

Doanh nghiệp bạn hoạt động trong lĩnh vực sản xuất; quy mô 1000 nhân viên sẽ chuyển đổi số khác với một doanh nghiệp thương mại với hơn 200 nhân viên. Đó là lý do vì sao bạn cần tìm giải pháp phù hợp; nếu không chỉ là sự chuyển đổi số theo phong trào gây mất thời gian; nguồn lực mà không mang lại bất kỳ lợi ích nào. Với những công ty quy mô lớn; bạn sẽ cần tìm đến những phần mềm uy tín, nhiều kinh nghiệm thuộc ngành nghề đó; may đo riêng cho doanh nghiệp để đảm bảo tính hiệu quả.

Thực tế cho thấy, ngay cả khi bạn đã đầu tư vào việc số hóa bộ phận nhân sự nhưng hãy lưu ý: quá trình chuyển đổi số trong quản trị nhân sự của bạn vẫn chưa kết thúc. Bởi lẽ, không chỉ có Covid-19 mà các công nghệ tiên tiến vẫn đang xuất hiện mỗi ngày. Việc chuyển đối số không thể dừng lại ở một điểm mà nó vẫn sẽ tiếp tục để doanh nghiệp của bạn thích ứng với những biến đổi mới.

>>> Xem thêm: Vì sao nên chuyển đổi số trong lĩnh vực quản trị nhân sự

Chuyển đổi số mang lại nhiều cải tiến trong công tác quản lý nhân sự 

Theo nghiên cứu về các phần mềm hỗ trợ công việc quản lý nhân sự tại nhiều công ty lớn và nhỏ; có thể rút ra được những lợi ích cốt lõi như sau:

1. Chấm công thông minh: Các giải pháp chấm công không tiếp xúc đang là xu hướng. Nhân viên có thể chấm công bằng điện thoại thông qua hệ thống Wifi hoặc định vị vị trí GPS; thậm chí chấm công thông qua camera nhận diện khuôn mặt bằng trí tuệ nhân tạo.
2. Quản lý ca làm linh hoạt: Quản lý có thể sắp xếp ca làm cho nhân viên trực tuyến một cách nhanh chóng. Việc sắp xếp ca làm sẽ giúp việc điều hành trở nên linh hoạt hơn.
3. Tự động tính lương: Tự động hóa hỗ trợ khả năng tính lương hàng ngày; nhân viên có thể cập nhật phiếu lương của họ hàng ngày ngay trên điện thoại.
4. Xây dựng KPI : Cho phép lãnh đạo doanh nghiệp quản lý mục tiêu cho từng vị trí công việc; theo dõi KPI cá nhân đơn giản và dễ dàng bằng tài khoản riêng, quản trị KPI và báo cáo trực tuyến.
5. Báo cáo thông minh: Cập nhật bất kỳ thay đổi nào diễn ra tại doanh nghiệp (tình hình nhân sự của tổ chức; biến động nhân sự; lý do nghỉ việc; tỷ lệ lưu giữ nhân sự;…)

Những lợi ích đó dẫn đến kết quả dễ nhận thấy nhất cho doanh nghiệp là cắt giảm chi phí vận hành; các nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn nhờ hệ thống báo cáo thông suốt kịp thời; tối ưu hóa được năng suất làm việc của nhân viên. Từ đó, doanh nghiệp có thể tăng hiệu quả hoạt động; rút ngắn khoảng cách với các đối thủ lớn và tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp.