Làm gì khi bạn có quá nhiều việc?

 Tôi thấy trong cuốn Tam @quôc có ý kiến về quản lý công việc cũng hay : 

6. Bí mật trong xô sắt

Gia Cát Lượng nói:

-  Lòng chiếc xô sắt
này tượng trưng cho khoảng thời gian làm việc của một người. Đá dăm tượng trưng cho việc vừa quan trọng, vừa khẩn cấp; đá tảng tượng trưng
cho việc quan trọng nhưng không khẩn cấp; cát mịn tượng trưng cho việc khẩn cấp nhưng không quan
trọng; nước tượng trưng cho việc không khẩn cấp cũng không quan trọng. Gia Cát Lượng vừa nói vừa
bày các thứ ra trước mặt Lưu Bị.

7.  Thực nghiệm thú vị

-  Ông  thường giải 
quyết  loại việc nào trước?

Lưu  Bị  đáp không do dự:

-  Tất  nhiên 
là loại A.

Gia  Cát  Lượng hỏi tiếp:

-  Vậy  còn  việc
loại B?

Lưu Bị đáp:

-  Tôi cũng biết loại
B quan trọng không kém, nhưng không còn thời gian để làm nữa.

Gia Cát Lượng nói:

- Vài cuộc tiếp đãi vô bổ - 
Có phải như thế này không?

Rồi ông bỏ đá dăm vào xô, sau đó nhồi đá tảng vào nhưng
không được.

-  Đúng vậy đấy. – Lưu
Bị gật đầu.

Gia Cát Lượng lại hỏi:

-  Thử thay đổi cách
thức xem nhé!

Gia Cát Lượng bỏ đá tảng vào xô, khi xô không thể nhét thêm
hòn đá tảng nào nữa, ông dừng lại và hỏi:

-  Có đúng là không
cho thêm vào xô được nữa, đúng không?

- Đúng – Lưu Bị đáp.

- Thật không? Gia Cát Lượng hỏi. Sau đó, ông từ từ vốc đá
dăm lên và san đầy miệng xô, và rồi lại vốc lên một vốc đá dăm nữa.

- Còn… có thể được – Rút kinh nghiệm, Lưu Bị trở nên thận trọng.

- Chính xác!

Gia Cát Lượng vừa nói vừa vốc cát thả vào trong xô. Ông lắc
lắc xô, nửa phút sau, lớp cát biến mất trên miệng xô. Gia Cát Lượng hỏi lần nữa:

-  Giờ xô đã đầy chưa?

- Còn… chưa.

Đáp vậy nhưng Lưu Bị cũng không chắc chắn lắm.

- Chính xác!

Gia Cát Lượng vừa nói một cách hưng phấn vừa nhẹ nhàng rót
nước vào xô. Rót xong, Gia Cát Lượng ngẩng đầu lên, mỉm cười và hỏi:

-  Thực nghiệm này chứng
minh điều gì?

Một tia chớp lóe lên trong đầu Lưu Bị, ông nói kinh ngạc:

-  Tôi hiểu rồi, đó là
việc phân loại, ưu tiên giải quyết công việc mà ông vừa nói, đúng không?

- Đúng. Ông giỏi lắm.

Ngừng một chút, Gia Cát Lượng nói:

-  Thực nghiệm này cho
chúng ta thấy rằng: Nếu xô sắt đã đổ đầy đá dăm, cát và nước thì không còn cơ hội cho đá tảng vào trong nữa. Song, nếu ông cho đá tảng vào
trước tiên thì lòng xô vẫn còn rất nhiềukhông gian mà ta không ngờ tới để đổ thêm những thứ khác
vào. Từ đó, muốn quản lý thời gian một cách hiệu quả, ông phải hiểu rõ điều gì là đá tảng, điều gì
là đá dăm, điều gì là cát và nước lã? Sau đó đặt đá tảng vào vị trí số một.

- Nhưng… - Lưu Bị vẫn còn chút băn khoăn: - …Kết quả của việc
chia thành bốn loại là như thế nào?

Gia Cát Lượng nói:

-  Người suốt ngày lo
việc "đá dăm" lúc nào cũng chịu áp lực, luôn phải đối mặt với nguy cơ
và thu dọnchiến trường, vì thế tâm lực mỏi mệt. Người chú trọng giải
quyết việc "cát mịn" thường thiếu sức kiềm chế, giỏi chạy việc vặt, thích hoa hòe hoa sói, quan hệ xã hội
phù phiếm. Người hay làm việc "nước lã" thì không có chút trách nhiệm gì, đến nuôi miệng cũng khó.

Lưu Bị hỏi ngay:

-  Có sợ vì cứ giải
quyết việc "đá tảng" mà lỡ mất việc "đá dăm" không? Việc
"đá dăm" cũng rất cấp bách mà!

- Ông biết đá dăm từ đâu ra không? Chính từ đá tảng vở ra. –
Gia Cát Lượng cười: - Chú ý giải quyết việc "đá tảng", việc "đá dăm" sẽ giảm đi
rất nhiều. Người chỉ lo việc "đá dăm", "đá dăm" sẽ ùn ra
không ngớt.

Lưu Bị ngẫm nghĩ rồi gật đầu.

Gia Cát Lượng nói tiếp: - 
Chỉ người nào chú trọng giải quyết việc "đá tảng" mới là người
thực sự có hiệu suất, người đó giỏi xét thời lựa thế, biết nắm chìa khóa của vấn
đề, cần gấp thì gấp, quyết đoán hành động và phòng ngừa được tai họa; dù có gặp
chuyện gấp gáp bao nhiêu cũng biết cách giải quyết tối ưu.