Làm thế nào để trao quyền hiệu quả?

Kỹ năng Trao quyền hiệu quả

Các nhà quản lý hoàn thành công việc dựa vào nhiều người khác. Họ ủy quyền chủ yếu là để công việc của họ được hoàn thành dễ dàng hơn. Nếu phải tự mình làm mọi thứ, họ sẽ phải chịu những gánh nặng không cần thiết; năng suất làm việc và sức khỏe của họ bị suy giảm; họ thất bại trong việc phát triển thỏa đáng đội ngũ nhân viên của mình; và cùng lúc đó làm cho tổ chức gặp nhiều trở ngại. Thực ra, nhiều người tin rằng khả năng trao quyền là một đặc điểm chính phân biệt nhà quản lý giỏi và chưa giỏi. Chính vì vậy biết cách trao quyền chính là kỹ năng lãnh đạo và quản lý cốt lõi.

1. Lựa chọn một công việc trong danh sách ưu tiên để ủy thác.

Lập danh sách theo trật tự ưu tiên những nhiệm vụ mà bạn có thể xem xét để ủy thác cho một người khác. Để có được một danh sách tốt, hãy để ý đến công việc làm bạn mất quá nhiều thời gian nhưng lại không liên quan lắm đến vai trò chính của bạn, công việc đó có thể bạn thường hay làm, có tính thử thách và phù hợp hơn cho một nhân viên khác, hay có thể được thực hiện tốt hơn bởi một cá nhân có các kỹ năng phù hợp hơn và biết rõ hơn so với bạn. Mục đích của việc trao quyền không phải là lẫn tránh công việc hay loại bỏ những công việc không đáng được khích lệ, tẻ nhạt hay những nhiệm vụ khó khăn - cũng như không nên chỉ giữ lại những công việc mà bạn thích. Hãy lựa chọn công việc có thể và nên được ủy thác.

2. Bản thân phải xác định rõ công việc nào cần được ủy thác.

Bạn cần xác định rõ trong đầu đâu là công việc cần được ủy thác. Suy nghĩ kỹ lưỡng để vạch ra công việc rõ ràng. Chẳng hạn như bạn có thể đưa ra những chi tiết về:

• Kết quả hoặc sản phẩm mong đợi
• Phương pháp tiếp cận công việc
• Những công việc nhỏ nằm trong nhiệm vụ chính
• Đào tạo điều gì là cần thiết
• Phạm vi quyền hành
• Thời gian cần thiết
• Làm cách nào bạn biết được công việc đã hoàn thành
• Cần những nguồn lực nào

Bạn cần hiểu công việc thấu đáo để có thể hướng dẫn nhân viên của bạn sau đó.

3. Chọn người phù hợp với công việc.

Là một nhà quản lý giỏi, bạn cần để ý những điểm mạnh và yếu của nhân viên để từ đó trao quyền hiệu quả. Người lý tưởng nhất mà bạn lựa chọn cần phải có khả năng, kiến thức, kỹ năng, sự nhiệt tình, tài năng và có đủ thời gian cần thiết để hoàn thành công việc. Song những yếu tố này không phải lúc nào cũng được tìm thấy ở một cá nhân nào đó. Chính vì vậy, trước khi lựa chọn một ai đó, hãy tự hỏi bản thân:

• Ai là người có kỹ năng cần thiết?
• Ai sẽ được thử thách nhiều nhất?
• Ai sẽ học hỏi được nhiều nhất? Ai hầu như chẳng thể học được gì?
• Người được ủy thác có cần được đào tạo hay không?
• Ai có những khả năng đó?
• Ai có thể được tin tưởng để thực hiện công việc?
• Người đó đang làm những công việc nào khác?
• Cần nhiều người hơn một người? Nếu có, họ có thể làm việc cùng nhau hiệu quả hay không?
• Ai sẽ thích thú công việc này? Những người khác sẽ phản ứng như thế nào?

Ủy thác đến đúng người sẽ giúp nâng cao kỹ năng, tinh thần và lòng tự trọng.

4. Tiến hành một cuộc họp kỹ lưỡng

Khi bàn giao nhiệm vụ, hãy sắp xếp một khoảng thời gian thích hợp để trao đổi rõ ràng:

• Phạm vi nhiệm vụ
• Kết quả cụ thể cần thiết
• Tiến độ và thời hạn
• Các nguồn lực sẵn có
• Thẩm quyền cần thiết để thực hiện công việc
• Cách xác định hiệu suất làm việc
• Các khía cạnh nhạy cảm hoặc rủi ro của công việc
• Các thủ tục báo cáo
• Niềm tin của bạn với người bạn chọn

Yêu cầu thông tin phản hồi và khuyến khích đặt câu hỏi để loại bỏ bất kỳ sự nhầm lẫn.

5. Ủy thác những quyền phù hợp.

Khi bạn phân công nhiệm vụ cho ai đó, hãy chắc chắn rằng bạn đã nói rõ những quyền nào bạn sẽ trao cho họ.

Ví dụ:

• 'Nhìn vào vấn đề; đề nghị ba giải pháp, và tôi sẽ lựa chọn giải pháp tốt nhất.'; Hoặc
• 'Nhìn vào vấn đề; cho tôi biết bạn sẽ lên kế hoạch để giải quyết nó như thế nào; và làm như vậy nếu như tôi không bảo bạn làm cách khác’, hoặc
• 'Giải quyết vấn đề và cho tôi biết khi bạn đã hoàn tất.’

Thiết lập các thông số và thiết lập sự kiểm soát để đảm bảo quyền lực này sẽ được sử dụng đúng cách. Nếu cần thiết, thông báo cho nhân viên khác có liên quan.

6. Giữ cho việc giao tiếp luôn được cởi mở.

Việc trao quyền cho một ai đó không có nghĩa bạn sẽ thoái vị trách nhiệm, ngược lại bạn phải duy trì một số quyền kiểm soát dự án. Ít nhất, đồng ý để cho người được ủy thác thông báo cho bạn khi mọi việc không diễn ra theo đúng kế hoạch. Bạn có thể làm bằng cách nào đó để có thể tiếp cận được nhưng không nên xen ngang vào.

Người được ủy thác nên liên lạc với bạn trước.

7. Giám sát tiến độ một cách kín đáo.

Để mắt đến diễn tiến của người bạn ủy thác mà không cần xen vào. Nếu cần thiết, hãy báo trước cho họ rằng bạn cần họ báo cáo tiến độ công việc thường xuyên như thế nào. Vì người bạn ủy thác có được sự tín nhiệm, hãy khéo léo rút về phía sau nhưng vẫn cảnh báo cho các vấn đề nảy sinh. Bên cạnh đó, hãy giúp đỡ họ nếu họ cần bạn.

 8. Khen thưởng về hiệu suất làm việc

Đánh giá cao đối với một công việc được hoàn thành tốt bằng cách ghi nhận cá nhân và công khai. Những ghi nhận chân thành sẽ làm tăng hiệu quả làm việc với những người khác.

9. Ủy thác là một phần của kế hoạch tổng thể.

Xem xét các dự án trên mức độ hoàn thành để đảm bảo người được trao quyền cũng đã đạt được từ nhiệm vụ. Xem việc trao quyền như một phần trong kế hoạch phát triển nhân viên của bạn. Thông qua việc trao quyền, họ sẽ tự tin phát triển, và họ cùng tổ chức của bạn sẽ thu lại nhiều lợi ích lâu dài.

(at team building tips)