Lời cảnh báo dành cho những ai muốn làm Trợ Lý

Trợ lý là một công việc mà lợi ích thì dễ thấy hơn là khó khăn. Đó là lí do tại sao nhiều bạn thích làm trợ lý nhưng chỉ được một thời gian bắt đầu cảm thấy rất mệt mỏi. Kỳ thực những thách thức trong công việc này là rất lớn, và 5 thách thức dưới đây sẽ là những thử thách chính mà bạn sẽ phải đương đầu.

1. Áp lực khi làm việc trực tiếp với sếp

Trợ lý sẽ thường xuyên phải tiếp xúc, làm việc trực tiếp với sếp của mình. Đối với những vị trí khác, bạn sẽ hiếm khi phải gặp sếp, có khi và vài ngày hoặc cả tháng trời mới thực sự phải đối mặt với sếp mình. Nhưng Trợ lý thì khác, bạn sẽ phải thường xuyên tương tác với sếp. Bạn có thể tận hưởng những giây phút mà sếp vui vẻ thì cũng sẽ phải đối mặt với những lúc tâm trạng sếp tồi tệ, sếp nổi cáu hoặc kinh khủng hơn thế. Mối quan hệ đặc biệt này cho phép bạn có một sự tiếp xúc và thấu hiểu đối với người đứng đầu công ty. Nó có thể rất thú vị và đầy cảm hứng nhưng không thể phủ nhận nhiều lúc nó cũng sẽ khiến bạn rất căng thẳng. Bạn sẽ tiếp nhận (đồng thời hứng chịu) rất nhiều năng lượng từ sếp mình. Bạn cũng sẽ được kỳ vọng làm việc hiệu quả và hết mình y như sếp, đó chính là áp lực mà sếp dành cho bạn.

2. Sự xa cách của đồng nghiệp

Một trợ lý chắc chắn sẽ trải qua cảm giác bị đồng nghiệp xa cách. Với tư cách là Trợ lý, bạn thường được coi như một thành viên của ban lãnh đạo (mặc dù bạn thực sự không phải như vậy). Họ cũng mất nhiều thời gian dò xét bạn để xem có thể coi bạn là một trong số họ hay không. Liệu bạn có kể xấu về họ với sếp hay không? Liệu bạn thực sự về phe họ hay chỉ muốn tìm cách dìm họ. Bạn cũng không thể quá thân mật và chia sẻ mọi điều với đồng nghiệp. Hãy nhớ rằng những gì bạn nói có trọng lượng hơn những nhân viên khác. Những điều bạn nói ra đều được coi là phản ánh những thông tin hay chỉ thị của sếp. Vì vậy các Trợ lý phải nhận thức được trách nhiệm của mình để không xảy ra các tin đồn. Nếu bạn nói với họ về một khả năng có thể xảy ra, họ sẽ coi như điều đó sẽ xảy ra mà không cần quan tâm đúng hay sai. Có khoảng cách với đồng nghiệp chỉ đơn giản là một thực tế của công việc Trợ lý. Tuy nhiên đó lại là thách thức lớn với những ai theo đuổi công việc này.

3. Sự nhầm lẫn về thẩm quyền

Là Trợ lý, bạn là người đại diện cho sếp của mình. Bạn sẽ là người truyền tải các thông điệp và quyết định từ sếp của mình đến các nhân viên khác. Đây có thể là thử thách đối với Trợ lý, bởi vì bạn chỉ là người thông báo chứ không phải người ra quyết định. Bạn có thể xảy ra sự nhầm lẫn về thẩm quyền của mình. Bạn có thể đưa thêm các thông tin hoặc sửa đổi các quyết định của sếp chỉ vì bạn nghĩ rằng như thế là đúng và tốt hơn, ngay cả khi những điều đó nằm ngoài dự định của sếp. Tương tự như vậy, các nhân viên khác sẽ tìm đến bạn để hỏi thông tin hay yêu cầu bạn quyết định điều gì đó, vì họ coi rằng bạn cũng có thể quyết định như sếp của bạn. Lạm quyền là một trong những sai lầm thường gặp ở Trợ lý. Vì vậy bạn cần ý thức được vị trí của mình ở đâu và nhắc nhở những người xung quanh về điều đó. Ranh giới về thẩm quyền của bạn không phải lúc nào cũng phân biệt rõ ràng nhưng việc nhận thức đúng đắn sẽ giúp bạn giữ được chừng mực và không vướng vào rắc rối.

4. Kỳ vọng đọc được suy nghĩ của người khác

Trợ lý thường được gắn với một kỳ vọng không thể nào thực hiện được, đó là đọc được suy nghĩ của người khác, rằng họ sẽ hiểu sếp của mình như một nhà ngoại cảm và không cần nói ra cũng biết sếp nghĩ gì hay muốn gì. Thực sự rằng một Trợ lý tài giỏi có khả năng dự đoán dòng chảy công việc hằng ngày, và việc giao tiếp thường xuyên với sếp có thể khiến họ hiểu được phong cách làm việc, cách nghĩ của sếp, đọc được cảm xúc thông qua hành động, nét mặt của sếp. Có rất nhiều Trợ lý sẽ nhận ra mình có một sự giao tiếp vô hình với sếp của mình. Vì lí do đó, sếp sẽ thường mặc định rằng bạn luôn hiểu mà không cần sếp nói, và bạn cũng tự đặt áp lực cho mình phải làm được điều đó. Điều đó sẽ là nguyên nhân của nhiều vấn đề nảy sinh do hiểu lầm, bởi vì thực sự thì bạn không phải là người có thể luôn đọc được suy nghĩ của người khác.

5. Đóng vai trò như “đại diện” của sếp

Một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất của Trợ lý đó là làm người đại diện hoặc trung gian cho sếp. Bạn sẽ thấy rằng mình được sử dụng như một chiếc điện thoại – trao đổi các thông điệp, ghi lại lời nhắn, chuyển tiếp thông tin, … Bạn cũng làm việc như một người gác cổng cho sếp, tất cả mọi người đều thông qua bạn trước khi muốn làm việc với sếp và nhiệm vụ của bạn là bảo đảm cho thời gian quý báu của sếp mình. Là Trợ lý, bạn cần chịu trách nhiệm về những thông tin mà bạn đưa đến cho sếp, nghĩa là bạn cần xác minh, tìm hiểu thông tin một cách kỹ càng trước khi chuyển nó cho sếp. Bạn đồng thời cũng là người chuyển tiếp thông tin từ sếp tới những người trong công ty. Điều này tưởng chừng có vẻ đơn giản nhưng thực sự nó không chỉ đơn thuần là đọc những gì đã được sếp viết ra trên giấy. Đôi khi bạn phải trở thành đại diện của sếp, diễn đạt thành lời những ý tưởng, dự định của sếp, thậm chí là thay sếp phát biểu trong các cuộc họp.

Đây là 5 thách thức lớn mà bất kỳ trợ lý nào cũng sẽ phải đối mặt. Nhưng khó khăn không có nghĩa là ta phải bỏ cuộc, đúng không các bạn? Trong khóa đào tạo trợ lý PA/EA Coaching, chúng ta sẽ cùng nhau phân tích rõ hơn về những thách thức này và cách để vượt qua nó thông qua bài học kinh nghiệm từ Coacher và chính những học viên khác. Để tham gia lớp học, các bạn đăng ký tại link sau hoặc liên hệ 04 6329 0851 nhé.

http://www.sevencoloriris.com/pa-ea-coaching