Những ngộ nhận về đào tạo của các doanh nghiệp hiện nay?

Vấn đề Hải đặt ra rất thú vị. Đào tạo là một mảng cực kỳ khó và phức tạp của HR. Nói thực lòng, ban đầu mình cũng nghĩ mảng này không phải là quá phức tạp, thế nhưng khi đi sâu vào, mình mới thấy độ “nóng” của nó không thua kém gì các công việc khác.

Quay lại đặt đề của bạn, để giải quyết, mình sẽ chia câu hỏi của bạn thành các phần sau:

Mình bàn về phần 1 trước: Doanh nghiệp có “ngộ-nhận” (hay có “mặn-mà”) với Đào tạo không?

Mình trả lời luôn: Có-mặn-mà. Dấu hiệu dễ nhận thấy nhất là nếu không “mặn-mà”, thì hàng loạt các doanh nghiệp chuyên về Đào tạo đã không thể tồn tại :D:D:D.

Các doanh nghiệp cũng không…“ngộ nhận” về Đào tạo luôn. Đơn giản là vì nếu Đào tạo mang lại hiệu-quả-nhìn-thấy-được (hoặc ít ra là “cảm-thấy-được”) thì chẳng công ty nào “từ-chối” hay “lơ-là” hay “ngộ nhận” cả. Doanh nghiệp, với mục tiêu tối thượng là tìm kiếm lợi ích, chỉ không “mặn-mà” khi họ không thấy được hiệu quả mà thôi (mà chẳng riêng Đào tạo, ở tất cả các mảng, nếu không hiệu quả, chẳng doanh nghiệp nào có “hứng-thú” tiếp tục). Nếu Đào tạo giúp cải thiện được “performance” của doanh nghiệp hay chí ít làm tăng cường kỹ năng cho workforce như:

• -“Em đề nghị mình nên huấn luyện cho nhân viên Sales cách trưng bày hàng hoá” hoặc
  
• -“Huấn luyện để nhân viên kỹ thuật hiểu tâm lý khách hàng khi đến bảo trì”
  

thì mình tin chắc rằng: chẳng công ty nào “say No” cả.

(of course là trong trường hợp công ty hoạt động bình thường nhé, không sắp…đóng cửa hoặc bán lại cho đối tác khác :D:D).

Quay trở lại với thực trạng là nếu như vậy, tại sao vẫn có doanh nghiệp không-mặn-mà?

Câu trả lời rất đơn giản: vì đào tạo ở những doanh nghiệp này không hiệu quả. Nếu một công ty vẫn phải trả chi phí đều đặn cho lớp “dịch vụ khách hàng” nhưng nhân viên Tiếp tân vẫn trả lời điện thoại: “A lố. Cái này không sửa được đâu chị” hoặc chuyển điện thoại…5 lần mới chuyển đúng nơi tiếp nhận thì chẳng có doanh nghiệp nào “mặn-mà” với Đào tạo cả.

Câu hỏi đặt ra là trách nhiệm chính thuộc về ai, nếu Đào tạo không hiệu quả?

Nhìn tổng thế, nếu phân tích các “thủ tục” cơ bản để triển khai một lớp Đào tạo, bạn sẽ thấy ở mọi công ty, nó bao gồm 2 bước chính:

• Bước 1: Duyệt chi phí  – trách nhiệm này thuộc về Doanh nghiệp
  
• Bước 2: Lên kế hoạch & triển khai – trách nhiệm thuộc về bộ phận Đào tạo (hoặc bộ phận Nhân sự)
  

(Việc hoán đổi trước sau 2 bước này như: lên kế hoạch đào tạo trước; duyệt chi phí sau không làm thay đổi bản chất của “thủ tục” nhé).

Thì rõ ràng trách nhiệm chính của việc Đào tạo không hiệu quả thuộc về bộ phận Đào-tạo (hoặc bộ phận Nhân sự) :D:D:D.

Vậy các nguyên nhân nào khiến bộ phận Đào-tạo đào tạo không hiệu quả?

Theo kinh nghiệm của riêng mình, vì công thức đào tạo ở những nơi này luôn là:

Đào tạo nội bộ = Có file PowerPoint + Phòng họp + Thầy + trò 

(thầy, trò ở đây hiểu là “trainer” và "trainee” nhé)

Nghĩa là cứ hội đủ 4 yếu tố này là mở lớp Đào tạo mà không cần cân nhắc đến các yếu tố khác. Nếu đi sâu vào nguyên nhân thì theo kinh nghiệm của riêng mình, có 6 nguyên nhân chính:

1.  Bộ phận Đào tạo không phân tích nhu cầu đào tạo (hoặc phân tích “lửng lơ”): Cái này các anh chị Đào tạo gọi là bước TNA (Training Needs Analysis)

Theo mình đây là thực trạng phổ biến hiện nay. Vì không phân tích nhu cầu Đào tạo nên nhiều doanh nghiệp tiến hành đào tạo “đại-trà” cho nhân viên, không cần biết liệu họ có cần đào tạo hay không? Nhiều nơi bộ phận Đào tạo dường như có một “khung” đào tạo sẵn cho mọi nhân viên, đào tạo cả kỹ năng Reception cho nhân viên…Kế toán??!! (với mặc định rằng: “mọi nhân viên đều phải biết tiếp khách”). Điều này dẫn đến tính trạng: “học thì học” hoặc “cứ học đi, không bổ ngang cũng bổ dọc” :D:D:D. Hệ quả thì chắc bạn cũng thấy.

Việc không phân tích nhu cầu đào tạo theo mình là rất nguy hiểm và phí phạm vì nhiều khi không phải anh A “thiếu kỹ năng”, mà vì “tôi không có động lực làm”, “ủa! làm để làm gì”, hoặc “tôi bị đối xử không công bằng nên tôi không làm”. Giải pháp cho trường hợp này nhiều khi rất đơn giản: gặp nhân viên chuyện trò, xin lỗi, cảm ơn là có thể giải quyết được gút-mắc. Vậy mà, trong rất trường hợp, bộ phận Đào tạo lại…cử họ đi học??!!. Mà thực trạng này không phải hiếm đâu nhé. Mình từng biết có những doanh nghiệp có kho đào tạo nội bộ khổng lồ (26 khoá đào tạo nội bộ) nhưng công tác phân tích nhu cầu đào tạo gần như bằng 0.

2. Bộ phận Đào tạo không phân tích người học (học viên):

Cái này cũng phổ biến. Có một chuyện chắc chắn rằng, cách-nhận-thức của con người  là khác nhau và phụ thuộc rất nhiều vào trình độ, chuyên môn, văn hoá, giới tính, tuổi tác, trải nghiệm, gốc gác vùng miền của người đó. Bạn không thể tổ chức trò chơi nhảy-lò-cò để minh hoạ cho bài học nếu học viên trong lớp bạn ở độ tuổi trung niên. Bạn cũng không thể kể một câu chuyện cười dựa trên sự phát-âm-sai của vùng miền hay “lệch-lạc-giới tính” (who knows trong lớp học của bạn có người phát âm “l” thành “n” hay “con cá gô, bỏ dzô cái gổ”…). Chỉ một bước sai trong lớp học, thành công của buổi học sẽ tiêu tan dù rằng nhiều khi những điểm-trừ của buổi học chẳng liên quan gì đến nội dung giảng dạy. Bước phân tích học viên là bước mà phần lớn bộ phận Đào tạo không chú ý (có thể họ cho rằng: mình quá quen nhau rồi, hiểu nhân viên quá rồi chăng??)

3. Bộ phận Đào tạo Không play model (“làm-gương”) – Không trải nghiệp thực tế

Cái này thì quá rõ. Bạn không thể train cái bạn khộng tin. Bạn không thể train cho nhân viên rằng luôn phải chuẩn bị sẵn bút+viết khi nghe điện thoại trong khi chính bạn không thực hiện. Vì  vậy, bộ phận Đào tạo (hoặc nhân viên Đào tạo) phải trải nghiệm, chứng thực nội dung Đào tạo trước khi Đào tạo (không ít thì nhiều, nhưng bạn phải có). Ở đây có một điểm cần chú ý là nói như vậy không có nghĩa “mình không thể đào tạo về Customer Services cho nhân viên DỊch vụ khách hàng” nhé vì vẫn có các hình thức, kỹ thuật đào tạo phù hợp cho tình huống này.

4. “Bụt nhà không thiêng” hay Không tạo hình ảnh tốt về cá nhân

Đây là điểm mà các nhân viên đào tạo không chuyên ít để ý, nhưng nó lại ảnh hưởng lớn đến kết quả đào tạo. Nếu bạn không giữ hình ảnh cá nhân thì bạn không thể đào tạo. Nếu bạn là nhân viên Đào tạo, mà bạn để đồng nghiệp gọi vui mình là “hôm qua nhậu với thằng A vui quá trời luôn” thì mình chắc chắn rằng bạn không thể nào đào tạo được cho đồng nghiệp đó được nữa. Còn nếu bạn “quắc-cần-câu” ngay giữa buổi tiệc toàn công ty, phải gọi taxi đưa về thì mình khuyên bạn nên …đổi công ty vì bạn sẽ không thể Đào tạo cho bất kỳ ai nữa (mặc dù chuyện “quắc-cần-câu” chẳng liên quan gì đến lớp đào tạo ngày mai: “Kỹ năng Giao tiếp tại nơi làm việc”)

Nguyên nhân là vì bước đầu tiên của thay đổi nhận thức là phải tạo những “cảm giác tích cực” (như  “tin” & “phục” & “thích”) nơi người học. Một khi bạn đã tạo cảm giác “xấu”, tiêu cực, “không thích” nơi người học (vì bất cứ ly do gì) thì những điều bạn train sẽ không còn hiệu quả (làm nhân viên Đào tạo khổ nhỉ :D:D).

5.  Không có hoạt động hỗ trợ thay đổi hành vị sau đào tạo

Nếu được hỏi là khoá đào tạo nào có hiệu quả thấy rõ nhất thì mình xin trả lời là : đào-tạo-phần-mềm-kế-toán-cho nhân viên kế toán.

Đơn giản là vì ngay sau buổi học, họ phải sử dụng ngay phần mềm đó, không làm không được (nghĩa là có hình thức “thúc ép” hoặc “tạo môi trường” cho họ triển khai). Còn với các khoá đào tạo khác, khoá học dường như khép lại khi Slide “Thank-you” hiện trên màn hình :D:D:D. Thực trạng đào tạo hiện tại của các doanh nghiệp là vậy. Không có align với cấp trên cùng về đào tạo, không align với các manager khác tạo môi-trường cho trainee ứng dụng ngay cái mình học. Mình xin đưa ra một ví dụ: nếu bạn train cho nhân viên của mình về Kỹ năng lập kế hoạch thì ngay sau đó, công ty nên chuyển sang cách làm việc: P-A-D (Plan-Approve-Do) hoặc nếu bạn train cho nhân viên về “Professional Image at Your Workplace” thì bạn nên thiết lập một khu vực mẫu, theo tiêu chuẩn “pro” của bạn + thiết lập tại chỗ ngồi của cấp manager. Nếu không thì tình trạng: “ủa, sao em ứng dụng cái thầy nói mà sếp em ảnh…không chịu” không phải là hiếm.

6. Nội dung đào tạo & hình thức đào tạo  được thiết kế chưa phù hợp

Đây cũng là điểm yếu của nhiều chương trình đào tạo nội bộ. Có một điểm mình chắc rằng, con người ta chỉ nhớ những cái “ngắn gọn:, “xúc-tích” và “chặt chẽ” (bạn có thể thấy rất rõ qua phiếu đánh giá phát sau mỗi buổi học). Có nhiều nội dung đào tạo mà mình thấy rườm rà không cần thiết (nhiều lúc mình nghĩ hình như nhân viên đào tạo...cố tình làm slide, chèn hình cho nó-có-vẻ-là-lớp-đào-tạo hay sao ấy). Ví dụ như training về Rửa tay 5 bước cho anh chị công nhân: có nhân viên đào tạo…chiếu slides, giải thích từng bước + giải thích về tính diệt khuẩn của xà bông (do có…triclosan) + nói thêm là triclosan gây khô da nên xài ít?? (các anh chị đồng nghiệp cũ của mình hay nói đùa là làm như thế chẳng khác nào “bức tử đào tạo”).

Tóm lại, theo mình doanh nghiệp (nói chung) không "ngộ-nhận" hay không-mặn-mà gì với Đào tạo đâu. Vấn đề chỉ là Đào tạo chưa chứng tỏ được tầm quan trọng của nó mà thôi. Hy vọng phần trên phần nào giải đáp được câu hỏi của Hải.

Chúc Hải thành công với mảng Đào tạo.