Sự khác biệt giữa phần mềm gửi email hàng loạt Smart Serial Mail và các dịch vụ email marketing (mailchimp, Amazone, ..)?

Như thế này nhé, khi làm Email Marketing có những phần việc như sau: soạn thư, gửi thư, track statistic, kiểm tra và sàng lọc danh sách khách hàng. 

Theo như tôi tìm hiểu thì phần mềm Smart Serial Mail chỉ là công cụ soạn thư, nó sau đó sẽ kết nối với một mail server nào đó để gửi mail. Nó chỉ có chức năng soạn và nhờ người khác gửi, ngoài ra nó không làm gì nữa.

Về amazon thì  đây là công cụ để gửi thư (tức là nhận yêu cầu gửi từ nơi khác và gửi đi một cách tối ưu nhất). Lưu ý đây là phần quan trọng nhất. Vì nếu gửi mass mail bằng các server mail thông thường thì khả năng vô spam là chắc chắn. Điều nữa là các server mail thông thường không cho phép gửi cùng lúc quá nhiều mail. Vì vậy chọn lựa dịch vụ gửi mail là việc quan trọng nhất. Ngoài amazon có các dịch vụ khác như mailchimp chẳng hạn. Các dịch vụ này họ có những cách tiếp cận không giống như những server mail thông thường để giảm đi tỷ lệ mail bị vào spam. Để duy trì tỷ lệ này, có rất rất nhiều vấn đề kỷ thuật để giải quyết, đòi hỏi nhiều kinh nghiệm và chi phí tốn kém,  vì vậy tốt nhất là nên xài các dịch vụ này. Các công ty internet lớn của Việt Nam bây giờ cũng thích xài các dịch vụ này hơn và đã hạn chế việc tự gửi mail rồi. Ngay cả họ cũng không đủ khả năng để tự giảm tỷ lệ spam.  Tuy nhiên không phải cứ trả tiền cho các dịch vụ này là bảo đảm không vô spam. Có rất rất nhiều các policy bạn phải tuân thủ để giảm đi tỷ lệ mail vào spam. Nếu cứ gửi bừa, đảm bảo chỉ vài ngày thôi mail của bạn sẽ bị vào spam. Và nếu không tuân thủ policy, các dịch vụ này cũng sẽ không cung cấp dịch vụ cho bạn nữa vì nếu bạn sử dụng dịch vu của họ để gửi spam, thế giới cũng sẽ blacklist họ, khi đó họ cũng không làm ăn được,

Vì vậy, để gửi mail được hiểu quả, giảm spam, giảm tiền, bạn phải cần đến các công cụ khác như tracking/statistic, các công cụ lọc để đánh giá, chọn lọc. Các dịch vụ gửi mail nói trên nếu là dịch vụ mắc tiền, họ sẽ có luôn công cụ soạn mail, rồi tracking/statistic. Như amazon, là công cụ thuộc loại chi phí thấp, nên không có công cụ soạn mail. Tracking của amazon cũng thuộc loại đơn giản và không chi tiết. Có rất nhiều dịch vụ khác mắc hơn amazon nhiều như mailchimp chẳng hạn, họ có luôn công cụ soạn mail và tracking chi tiết hơn. Tuy nhiên tracking như thế nào thì cũng không bao giờ là đủ. Bạn phải tự thiết lập hệ thống track theo nhu cầu cho riêng mình. Cái này có thể dùng google analytics để track. 

Cuối cùng là phải lọc, lọc là chọn ra nhóm đối tượng nào có nhu cầu và phù hợp với nội dung mail mình đang gửi. Cái này thì kết hợp cả công cụ tracking của các dịch vụ nói trên và kèm theo các công cụ quản lý database riêng của từng công ty. Điều quan trọng nhất là đừng nên nghỉ rằng bạn đang gửi spam. Nếu bạn nghĩ mình đang gửi spam thì chắc chắn mail của bạn sẽ vào spam. Khi gửi mail hãy gửi một mail thật chất lượng nhắm tới một nhóm đối tượng khách hàng nhỏ phù hợp, khi đó mail của bạn sẽ được mở.

 Hi anh,

Ngày trước em có dùng phần mềm Smarl Serial Mail một thời gian (do sếp cho bộ cài và serial key để dùng) - đúng là phần mềm này hạn chế rất nhiều, không làm khéo thì sẽ bị liệt spam mà người gửi không biết. Không rõ bây giờ có cải biến gì mới không.

Muốn làm email marketing lâu dài phải tuân thủ rất nhiều nguyên tắc, đặc biệt là yêu cầu về danh sách gửi email (phải là opt-in), về các thành phần cần có trong email (từ tên người gửi, địa chỉ gửi, bố cục nội dung, đầu email, chân email, phải tuân thủ đạo luật CAN-SPAM hay Nghị định chống thư rác, v.v.) - những thứ này thì có làm marketing thì mới hiểu, còn kỹ thuật em nghĩ là cũng không dễ gì giải thích mà hiểu được.

Phần mềm SSM có rất nhiều hạn chế, như anh đã nói: những thống kê như tỉ lệ open, bounce, ... mình không thể nắm được, ngoài ra nó không tích hợp các chức năng khác như cập nhật danh sách email tự động, chức năng thử nghiệm email, v.v.  Các chức năng này ngày nay có rất nhiều nhà cung cấp giải pháp email có thể giải quyết được. Ở quy mô nhỏ thì mình có thể sử dụng các dịch vụ miễn phí như MailChimp (Amazone em chưa dùng bao giờ nên chưa biết), nếu quy mô lớn thì có thể chuyển sang các gói có phí. Ở VN hiện nay cũng có những công ty cung cấp giải pháp Email Marketing em thấy rất ổn, không chỉ cung cấp phần mềm email marketing mà còn tư vấn về chiến lược, cách thức thực hiện, các thủ thuật mà phù hợp với thị trường đặc thù của VN. (Cty cũ của em là một trong những nhà cung cấp giải pháp cũng khá có uy tín  - tiện thể em giới thiệu chút :">)

Vấn đề của anh là làm sao với phận sự của mình thuyết phục những bộ phận chuyên trách chuyển giải pháp như thế nào. Em nghĩ là cứ bám vào lợi ích chung của cả công ty là OK hết. Nhất là những hoạt động liên quan đến marketing, có sự giao tiếp với khách hàng và liên quan đến hình ảnh và sự chuyên nghiệp của công ty thì anh cứ nên góp ý lên cấp trên, để các bộ phận liên quan: Ban Giám đốc, bộ phận Marketing, bộ phận Quan hệ khách hàng, bộ phận Kỹ thuật, ... cùng thống nhất giải pháp tối ưu nhất cho vấn đề này. Theo thiển ý của em, nên để cho bộ phận marketing phụ trách trực tiếp mảng email này, kỹ thuật chỉ đóng vai trò hỗ trợ khi cần thiết thôi.

Anh thật sự có tâm huyết với công ty, em tin là ban lãnh đạo sẽ lắng nghe anh. Chúc anh thành công! :)

Hi Thái Anh,

Nếu sử dụng các dịch vụ Email Marketing  như MailChimp hay LinkLeads.vn của bên anh thì Marketer có thể không cần thông qua phòng IT. Dịch vụ Email Marketing online sẽ cung cấp username và password cho người sử dụng để gửi email đi mà không cần cài đặt hệ thống phần mềm hay sử dụng hạ tầng gửi email nội bộ (do IT quản lý). Thái Anh chỉ cần các sếp (Marketing Manager) duyệt chi phí là có thể sử dụng.

Amazon hiện nay chỉ là hệ thống Mail server chứ không cung cấp phần mềm Email Marketing nên vẫn cần có sự hỗ trợ của bộ phận IT.

Thân,