Xin ý kiến đóng góp cho ý tường về một phần mềm quản lý công việc mới

Tôi nhận thấy rằng, các phần mềm quản lý công việc nói chung hiện tại đều lâm vào các vấn đề sau:

1/ Quá khó sử dụng, trong khi mọi người đều muốn có 1 phần mềm "dễ như facebook"

2/ Tập trung giải quyết các vấn đề phức tạp, điều này khiến cho phần mềm không muốn cũng trở nên phức tạp

3/ Nhân đôi công sức, đó là việc khi họp hành xong -> phải nhập vào phần mềm. Kể cả khi giao việc, thảo luận qua Skype xong, cũng phải nhập vào phần mềm. Ngoài ra, khi có update trạng thái, lại phải mở email ra đọc rồi lai mở phần mềm ra theo dõi nội dung

...

Nhưng qua một thời gian làm outsourcing, tôi nhận thấy công ty mình cần một loại phần mềm quản lý nhiệm vụ mới với các khả năng sau

1/ Không cần đao to búa lớn, chỉ cần tập chung vào quản lý task (giao việc, hoàn thành) - giống như https://en.todoist.com/. Điểm khác biệt là:

2/ Nó có tính năng CHAT, khi đó, chúng ta có thể bỏ qua Skype, Yahoo chat... thay vì đó có thể thảo luận trong chính tính năng CHAT của phần mềm. Đặc biệt là nó dễ dàng chuyển 1 dòng hoặc một nhóm các dòng chat thành 1 task và giao cho ai đó. Việc này cực kỳ hữu ích, khi bạn dùng Skype, Yahoo hay Email, bạn phải lục đục mở phần mềm quản lý ra và nhập vào một lần nữa.

3/ Nó tích hợp với DOCMAN (hoặc một tính năng quản lý tài liệu) nào đó. Cũng cùng ý tưởng như trên, có thể dễ dàng đưa một dòng/một đoạn CHAT vào trong một tài liệu theo ý muốn. Điều này cũng là để giảm công sức khi chuyển từ những gì đã nói (chat) với nhau thành tài liệu văn bản.

4/ Nó tích hợp với EMAIL, cũng với cùng mục đích như trên.  

Tóm lại tôi cần một phần mềm quản lý công việc, trong đó tôi dễ dàng thao tác với các kênh giao tiếp khác nhau CHAT, EMAIL. Và từ đó, chỉ cần một vài thao tác cơ bản là có thể chuyển đổi nội dung từ CHAT và EMAIL thành các TASK hoặc kết xuất trong các DOCUMENT. Điều này sẽ giúp tôi tăng năng xuất lao động, thống nhất các thông tin, giảm các thao tác copy/paste dễ sinh lỗi và thiếu sót do lười biếng.

Thật tuyệt nếu có ai đó có thể giới thiệu một phần mềm tương tự đã có để tôi có thể tham khảo và thử nghiệm.

Nếu bạn thấy thú vị, xin vui lòng đóng góp ý kiến cả về tính năng lẫn các ứng dụng công nghệ có thể áp dụng để thực hiện được dự án này. Cả các ý kiến phản biện nữa. Nếu trình bày của tôi ở trên có gì không rõ ràng thì hãy vui lòng chỉ ra, tôi sẽ cập nhật cho thật sáng tỏ. 

Nhưng tôi quan tâm nhiều nhất là ở các điểm:

1/ Một phần mềm như mô tả ở trên có khiến bạn quan tâm không, có giải quyết vấn đề của bạn không? Bạn đã gặp vấn đề tương tự như tôi chưa?

2/ Nếu bạn suy nghĩ khác tôi thì vấn đề chính mà bạn thấy không hài lòng khi sử dụng các phần mềm quản lý nhiệm vụ (TASK) khác là gì? Bạn thường quản lý công việc của mọi người như thế nào? Có điểm gì bất tiện?

3/ Có phần mềm nào đó tương tự như những gì tôi đã mô tả hay chưa?